Trước đây, để giải quyết hồ sơ xóa đăng ký thế chấp – bảo lãnh đối với người dân có nhu cầu thanh toán nợ vay cũ được tiếp tục vay vốn ngân hàng phải mất 5 ngày, thì nay chỉ cần 2 ngày là người dân đã cầm đủ hồ sơ trong tay. Đó là thành quả của một công trình thanh niên mà các bạn trẻ tại Trung tâm Thông tin Tài nguyên - Môi trường và Đăng ký nhà đất TP (gọi tắt là trung tâm) đã thực hiện gần một năm qua.
Suy nghĩ từ sự bất hợp lý
Chị Trần Huỳnh Châu (đứng) và các đồng sự tại quầy tiếp nhận hồ sơ xóa thế chấp.
Theo quy định về thủ tục để được vay vốn tại ngân hàng thì người có nhu cầu phải đến Phòng Công chứng hoặc UBND phường xã để ký hợp đồng thế chấp, sau đó đến cơ quan đăng ký là trung tâm hoặc Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất (Phòng TN-MT quận, huyện) để đăng ký thế chấp.
Sau khi có xác nhận của cơ quan đăng ký, ngân hàng mới thực hiện thủ tục giải ngân cho người vay. Và tương tự, khi muốn thế chấp lại hoặc thực hiện các giao dịch khác như chuyển nhượng, mua bán… người dân phải thanh toán nợ vay và làm thủ tục xóa thế chấp cho lần đăng ký trước rồi mới được công chứng, chứng thực hợp đồng giao dịch mới.
Trước đây, khi người dân nộp hồ sơ tại trung tâm để làm thủ tục xóa thế chấp cho lần đăng ký trước, cán bộ thụ lý sẽ tiếp nhận hồ sơ trên giấy, sau đó, chuyển hồ sơ về cho tổ máy tin học, rồi nhập dữ liệu trên hồ sơ vào chương trình ứng dụng của trung tâm.
Sau khi hoàn thành, hồ sơ được chuyển lại cho cán bộ thụ lý giải quyết, chờ thu thập tài liệu từ ngân hàng, Phòng Công chứng để hoàn thành hồ sơ bản chính (trả lại cho khách hàng) và bản lưu (của trung tâm). Cả 2 công đoạn này mất đến 5 ngày mới có chữ ký xác nhận của trung tâm, rồi mới chuyển lại cho khách hàng. Nếu hồ sơ có trục trặc trong khâu thu thập tài liệu, khách hàng phải mất hơn 5 ngày mới được nhận hồ sơ chính.
Chính thời gian xóa thế chấp 5 ngày là một trở ngại lớn đối với những người muốn xóa thế chấp cũ để thế chấp lại hoặc thực hiện các giao dịch mới. Nhiều khách hàng phiền lòng khi so sánh việc xóa thế chấp tại Phòng Công chứng chỉ cần nộp bản thông báo giải chấp của ngân hàng là xong, trong khi tại trung tâm phải chờ đến 5 ngày. Những thủ tục này, người dân cho là bất hợp lý và liên tục góp ý với trung tâm phải có những cải tiến để giải quyết thủ tục nhanh hơn.
Từ thực tế đó, lãnh đạo trung tâm giao cho chi đoàn phải suy nghĩ tìm cách rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ sao cho dân được lợi nhất, dù cán bộ có phải vất vả hơn trước. Và công trình thanh niên đã ra đời…
Hiệu quả thiết thực
Qua thời gian nghiên cứu, chị Trần Huỳnh Châu, Phó Phòng Đăng ký nhận thấy có thể rút ngắn một số khâu lại bằng cách “bóc tách” thời gian giải quyết hồ sơ thành hai giai đoạn. Giai đoạn 1 là thụ lý, giải quyết việc đăng ký trên bản chính của giấy chứng nhận rồi trả lại cho khách hàng với thời gian thực hiện là 2 ngày.
Giai đoạn 2 là cán bộ thụ lý mượn các hồ sơ lưu từ các đơn vị để thực hiện bản lưu. Nói cách khác, lãnh đạo trung tâm trước chỉ ký một lần trên bản chính và bản lưu rồi trả cho dân sau 5 ngày còn bây giờ là ký hai lần: Lần đầu trên bản chính đã được xác minh để trả cho dân trong 2 ngày; lần sau là sau khi cán bộ thụ lý hoàn thành hồ sơ.
Ý tưởng được lãnh đạo trung tâm chấp thuận và được triển khai ngay từ ngày 5-6-2006. Bên cạnh việc rút ngắn thời gian chờ đợi của người dân, một cái lợi khác khi thực hiện công trình này là nâng cao tinh thần trách nhiệm cũng như trình độ, kiến thức ứng dụng công nghệ thông tin của CBCNV.
Tại quầy, khi nhận hồ sơ giấy của khách hàng, cán bộ thụ lý sẽ trực tiếp nhập dữ liệu của người dân vào hệ thống mạng của trung tâm và giải quyết tại chỗ, thay vì phải đưa lên đưa xuống tổ vi tính rất mất công. Nhờ đó, cán bộ thụ lý hồ sơ đều có thể sử dụng vi tính thành thạo thay vì trước đây phải chuyển về tổ vi tính.
Thành công lớn nhất từ áp dụng công trình này chính là tạo được niềm tin nơi khách hàng. Bà Nguyễn Thị Bé Tư (ấp 2, xã Vĩnh Lộc A, huyện Bình Chánh) - một khách hàng nói: “Trước khi đến làm thủ tục xóa đăng ký thế chấp, tôi nghe người quen nói phải chờ hơn 5 ngày. Đến rồi, khi nhận giấy hẹn gần 2 ngày là lấy được hồ sơ, tôi không tin lắm nhưng thật bất ngờ là đúng hẹn”.
Ông Phạm Gia Hòa, Phó Giám đốc trung tâm cho biết thêm: “Những ngày đầu mới triển khai, người dân sợ chúng tôi làm không nổi nên cứ gửi thật nhiều hồ sơ để chúng tôi làm “gối đầu” từ từ, thế nhưng công việc khá trôi chảy nên dân bắt đầu tin tưởng bởi thời gian hoàn thành hồ sơ chẳng những nhanh hơn, mà còn đúng với thời gian đã hẹn trên giấy”.
Sau khi rút ngắn việc trả hồ sơ cho khách hàng từ 5 ngày xuống 2 ngày, trung tâm lại tiến thêm một bước nữa: Đẩy tiến độ xuống 1 ngày thông qua việc thụ lý, xác minh hồ sơ nhanh và gọn nhất. Kết quả là trong 6 tháng cuối năm 2006, 37% số hồ sơ giải quyết chỉ trong 1 ngày! Ông Phạm Gia Hòa nói vui: “Đã có 13.017 hồ sơ được giảm 3 ngày chờ đợi, tức là giảm cho dân khoảng 39.000 ngày tương ứng với gần 100 năm nếu tính về thời gian chờ đợi”.
Thạch Thảo
