Là nhân viên văn thư, tôi thường xuyên phải sử dụng máy photocopy. Tuy nhiên, đôi khi máy móc cũng có những trục trặc xảy ra như kẹt giấy, hết mực, in chồng trang… khiến công việc ngừng trệ. Xin quý báo tư vấn về việc chọn mua máy photocopy cũng như cách sử dụng, xử trí sao cho tốt.
(Quỳnh Anh - nhân viên Công ty H.2.H)
Công tác văn phòng luôn đồng hành với bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, các thiết bị văn phòng trong đó có máy photocopy là thiết bị luôn cần thiết. Máy photocopy kỹ thuật số hiện nay trên thị trường có khá nhiều thương hiệu cho người tiêu dùng lựa chọn như: Canon, Toshiba, Sharp, Xerox… Việc chọn mua thiết bị phù hợp và cách sử dụng thiết bị trong quá trình vận hành cần được quan tâm.
Khi chọn mua máy photocopy, người tiêu dùng nên chọn mua những thương hiệu đã nổi tiếng về công nghệ trên thị trường thế giới và nên chú ý những đặc điểm chính sau: Tốc độ sao chụp và công suất máy phù hợp với nhu cầu cần có; các tiện ích có sẵn như khả năng sao chụp hai mặt, chia bộ điện tử.
Chức năng in nếu có kèm theo nên có cổng giao tiếp mạng. Thiết kế khối Drum dạng Cartridge sẽ gá lắp chính xác và dễ dàng thay thế sửa chữa. Công nghệ mực không sử dụng thêm bột từ, máy sẽ không dơ và tránh được hỏng hóc về chất lượng hình ảnh.
Cấu tạo khối sấy sử dụng thanh nhiệt tiếp xúc, máy sẽ không tỏa hơi nóng, tiết kiệm điện năng và tránh được không gian làm việc nóng bức. Cuối cùng là giá thành trên một bản sao chụp càng thấp càng tốt.
Khi sử dụng nên đặt máy photocopy tại nơi thoáng mát, tránh bụi bặm, nên sử dụng giấy có định lượng từ 70gr/m2 trở lên khi sao chụp một mặt và từ 80gr/m2 trở lên khi sao chụp hai mặt.
Khi lấy giấy kẹt nên rút giấy theo chiều giấy đi, tránh làm rớt kim kẹp hay các vật sắc nhỏ vào các khay giấy. Nên tham khảo cách sử dụng trong các tài liệu hướng dẫn có kèm theo.
Hiện nay trên thị trường Việt Nam, chỉ có máy photocopy hiệu Canon là có dòng sản phẩm mang màn hình cảm ứng màu đa sắc và có thể truy cập Internet ngay trên màn hình này. Vì vậy, nếu chọn thêm chức năng này người tiêu dùng nên tham khảo tư vấn từ hãng cung cấp để sử dụng hiệu quả.
Kỹ sư THANH PHONG
