Cần chọn lựa kỹ

Cả nước có trên 400.000 doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN), việc lựa chọn ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) nâng cao hiệu quả kinh doanh là hết sức cần thiết. Nhưng nhận định đúng về công cụ CNTT và đầu tư CNTT thế nào cho hiệu quả với DNVVN là vấn đề cần được xem xét ở những góc nhìn rộng hơn… nhất là trong bối cảnh doanh nghiệp đang thắt chặt chi tiêu.

Chưa quen

Theo khảo sát của Viện Tin học doanh nghiệp - Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), đa phần DNVVN đang sử dụng CNTT chưa hiệu quả. Với internet, doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin giá cả để tìm nơi bán rẻ, tìm kiếm bạn hàng, đối tác... nhưng đây chỉ là sơ khởi của việc ứng dụng CNTT.

Trong khi đó ứng dụng CNTT thì doanh nghiệp còn để tham gia vào các sàn thương mại điện tử, chẳng hạn như sàn rao vặt với giá rẻ đến việc đăng quảng cáo trên các website uy tín để tăng cường quảng bá thương hiệu… nên doanh nghiệp kết nối internet chỉ đơn thuần tra cứu thông tin thì rất lãng phí. Đó là chưa nói đến CNTT đã được ứng dụng trong khai báo thủ tục thuế, hải quan điện tử qua mạng… “Một thực tế khác, nhiều DNVVN hiện nay chưa quen trả tiền dùng dịch vụ CNTT”, Viện trưởng Viện Tin học doanh nghiệp, thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), Lê Văn Lợi cho biết. Điều này dễ dàng nhận thấy khi không ít doanh nghiệp mua sắm thiết bị CNTT và các phần mềm thường không theo một chiến lược hay nhu cầu cụ thể nên dần dần ứng dụng không hiệu quả, CNTT bỗng trở thành gánh nặng với các chi phí vận hành.

VCCI đã làm một số cuộc điều tra nhỏ với câu hỏi “doanh nghiệp có cần các dịch vụ tư vấn về CNTT không?” thì phần lớn câu trả lời là “không”, còn với câu hỏi “trong phần mềm và các khoản đầu tư cho CNTT cần hỗ trợ gì nhiều nhất?” thì hầu hết đều trả lời “giá cả phải thấp”! Từ kết quả này cho thấy, đa phần doanh nghiệp chưa có thói quen sử dụng các dịch vụ tư vấn về CNTT và cũng ít doanh nghiệp quan tâm đến việc CNTT sẽ hỗ trợ gì cho doanh nghiệp.

Biết chọn lựa mới có hiệu quả

Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp ứng dụng CNTT hay mắc sai lầm như: xem CNTT quá phức tạp và quan trọng hóa việc ứng dụng CNTT; xem CNTT như một khoản tiêu tốn tiền mà mình không kiểm soát được; xem trang bị CNTT như chi phí quản lý mà chưa coi đây là khoản đầu tư; quá nhiều thông tin đa chiều về ứng dụng CNTT từ đó mất định hướng áp dụng cho đơn vị mình; mất lòng tin khi nghe thông tin các doanh nghiệp khác ứng dụng CNTT không thành công...

Nhưng thực tế cũng khẳng định rằng, DNVVN có thể ứng dụng CNTT trong mọi hoạt động: điều hành, sản xuất, kinh doanh, giao dịch, thương mại... và khi triển khai ứng dụng cần lưu ý: theo kế hoạch, lộ trình; ứng dụng là bài toán không chỉ về tài chính mà còn về nhân lực do vậy không nên dàn trải đầu tư mà tập trung vào một số hoạt động quan trọng nhất; ứng dụng phải dựa trên một thiết kế tổng thể, đảm bảo tính đồng bộ và tích hợp hệ thống... Chính vì thế ông Phí Anh Tuấn, Phó Chủ tịch Hội Tin học TPHCM, cho rằng, CNTT phải được coi như một công cụ hỗ trợ quản trị doanh nghiệp, nếu hợp lý hóa quy trình quản lý nội bộ - doanh nghiệp Việt Nam có thể tiết kiệm từ 42% - 76% chi phí quản lý.

Khi có chọn lựa hợp lý, doanh nghiệp sẽ tránh trường hợp thường thấy là cử một hay vài người am hiểu về máy tính phụ trách luôn các công việc về CNTT và họ làm tất cả các công việc liên quan, trong khi đó người đứng đầu doanh nghiệp thường ít khi quan tâm đến chiến lược ứng dụng CNTT để cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh hoặc tăng tính cạnh tranh cho DN trên thị trường. Nên ông Tuấn cho rằng, với DNVVN, chủ doanh nghiệp là đầu tàu trong ứng dụng, phát triển CNTT chứ không phải là phòng IT hay nhân viên kỹ thuật của doanh nghiệp vì ứng dụng CNTT là ứng dụng điều hành, quản lý, nó phải bao trùm toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp, mang hiệu quả cho toàn bộ doanh nghiệp chứ không phải phục vụ cho một nhóm người.

Bá Tân