Sở ngành, quận huyện :“Ngập đầu” vì hồ sơ lưu

11 tháng: 45 triệu bản sao y

Hồ sơ lưu tại phường Thạnh Lộc, quận 12 phải chất đầy trên các tủ vì nước ngập. Ảnh: M.Hg

Là phường có số dân lên đến gần 85.000 người, cán bộ phường Bình Hưng Hòa A, quận Bình Tân đang “phát mệt” do lượng hồ sơ sao y chứng thực phải lưu trữ quá nhiều. Theo khoản 2, điều 21 nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 của Chính phủ, hồ sơ sao y chứng thực của người dân phải lưu lại một bản tại UBND xã phường, thị trấn. Chị Lương Diệu Hiền, nhân viên văn thư lưu trữ phường than: “Mỗi ngày phải lưu mấy trăm hồ sơ sao y, chứng thực. Chỉ tính từ đầu năm đến giờ đã phải vô 8 cuốn sổ lưu dày cộm. Riêng hồ sơ thì phải di tản lên các kho trên lầu, chứ tủ đựng hồ sơ trong phòng có mua bao nhiêu cũng không đủ.” Chỉ riêng giấy tờ sao y chứng thực, giấy tờ cam kết…, một ngày, Phó Chủ tịch văn xã của phường phải ký… hết một cây bút bi!

Tại phường Thạnh Lộc, quận 12, tình hình cũng tương tự. Vừa không ngơi tay ghi sổ lưu, chị Trần Thị Mộng Oanh, nhân viên hộ tịch kiêm văn thư lưu trữ phường Thạnh Lộc cho biết: “Từ đầu năm tới nay, chị phải quản lý gần 10 quyển sổ ghi số hồ sơ lưu các giấy tờ sao y chứng thực. Ngày cao điểm, nhận sao y 300 - 400 bản, chỉ ghi vào sổ thôi đã mệt. Trong sổ lưu lại chỉ ghi thủ công theo ngày tháng sao y. Đến khi người dân hoặc cơ quan chức năng cần trích lục thì mất rất nhiều thời gian mới tìm lại được. Trường hợp người dân không nhớ ngày tháng sao y, chứng thực thì coi như bó tay!

Anh Nguyễn Văn Lan, nhân viên  địa chính của phường Thạnh Lộc nói: Hiện các tủ hồ sơ của quận đã không còn đủ chỗ để chứa. Hồ sơ phải chất đống trên bàn hay di tản ra các kệ. Đợt triều cường vừa rồi, các phòng ban đều bị ngập. Tủ hồ sơ bị thấm nước hư hết nên phải chuyển giấy tờ ra các kệ lộ thiên.

Từ đầu năm đến nay, phường Đa Kao, quận 1 đã tiếp nhận 181.000 lượt người đến làm thủ tục sao y chứng thực. Như vậy phường sẽ lưu bình quân 181.000 hồ sơ sao y. Tính cả 10 phường của quận 1 thì con số sẽ là 1,8 triệu giấy tờ sao y được lưu giữ. Tính tổng cộng, toàn TP từ đầu năm đến nay sẽ có khoảng 45 triệu giấy tờ sao y được lưu giữ tại các quận huyện, phường xã.

Lưu chỉ để... lưu?

Anh Đoàn Văn Lý, Chủ tịch UBND phường Thạnh Lộc bức xúc: “Từ trước đến nay chẳng có người nào đến yêu cầu trích lục hồ sơ sao y, chứng thực vì khi cần giao dịch với các cơ quan nhà nước khác thì cán bộ cũng yêu cầu trình bản chính để đối chiếu. Lúc trước, nghe đâu TP có bàn đến phương cách: người dân không cần sao y, chứng thực mà chỉ cần đem bản photocopy và trình bản chính cho cán bộ thẩm định nhưng sau đó không thấy quy định cụ thể nên mọi người cứ phải đổ xô nhau đi chứng thực, sao y. Xã, phường chỉ biết lưu để mà lưu, chờ hết thời gian quy định thì đem hủy để… giải phóng tủ, kệ vì phường không có kho lưu trữ.

Còn anh Nguyễn Trọng Nghĩa, Phó Chủ tịch UBND phường Bình Hưng Hòa A quận Bình Tân thì băn khoăn: “Theo quy định, chúng tôi chỉ biết lưu lại nhưng từ trước đến giờ, tôi chưa thấy người dân hay cơ quan chức năng nào đến yêu cầu trích lục lại các bản sao này. Khi người dân đi sao y từng loại giấy tờ lẻ, các tiệm photocopy lấy giá 300 - 500 đồng/bản. Như vậy, tổng lượng giấy lưu tại các quận huyện phường xã “ngốn” không ít tiền của người dân. Nhà nước quy định 2 năm thì hủy hồ sơ lưu một lần. Xã phường “ôm” một mớ giấy mà không biết xử lý sao. Với lượng giấy tờ khổng lồ như vậy mà đem đi tiêu hủy thì phí, mà đem cân ký thì không được. Trước đây, do không có kho, chúng tôi lưu hồ sơ chung với kho tang vật của phường. Nay lượng hồ sơ lưu cứ “nở nồi” hàng ngày, nên phường đang phải cố gắng bố trí một phòng để làm kho lưu trữ.

Giảm bớt thủ tục, giấy tờ không cần thiết

Trong một cuộc họp về cải cách hành chính với TP mới đây, bà Huỳnh Thị Thảo, Phó Chủ tịch UBND quận 5 than: “Đối với các thủ tục không cần thiết, chúng tôi đề nghị nên giảm bớt để công tác cấp giấy của địa phương được nhanh hơn. Có những hồ sơ, văn bản của người dân nộp vô, chúng tôi thấy không cần thiết nhưng không dám bỏ. Ví dụ như khi người dân làm thủ tục xin cấp giấy phép xây dựng thì phải nộp vào hai bộ đơn, kèm theo nhiều giấy tờ khác. Nhưng khi trả cho người dân, chúng tôi chỉ trả giấy phép xây dựng và bản vẽ, còn bộ hồ sơ lưu của dân thì mình vẫn phải lưu 2 bộ. Như thế, vừa tốn kém cho dân mà với công tác lưu trữ hồ sơ ở địa phương cũng quá tải. Nhưng quyết định 04 của UBND TPHCM đã quy định như thế nên địa phương vẫn phải chấp hành. Hiện nay các kho lưu trữ hồ sơ của quận đều đã quá tải, vừa rồi UBND TP cũng đề nghị quận phải xây dựng kho lưu trữ mới, nhưng với một địa bàn chật hẹp như quận 5 thì việc này không phải dễ”.

Sở Xây dựng cũng kiến nghị mau chóng sửa đổi Quyết định số 12/2005/QĐ-BXD và Quyết định 15/2005/QĐ-BXD vì có những quy định không phù hợp, gây phiền phức cho dân. Cụ thể, sở kiến nghị cá nhân nếu muốn làm thủ tục đăng ký cấp chứng chỉ hành nghề giám sát xây dựng thì chỉ cần nộp 2 bộ hồ sơ thay vì 3 bộ như hiện nay. Trong đó có một bộ hồ sơ sẽ được trả lại kèm chứng chỉ để người dân lưu giữ và 1 bộ được lưu tại sở để đối chiếu khi cần thiết. Ngoài ra, hiện nay theo Thông tư 05/2004/TT-BXD về đăng ký cấp giấy phép thầu cho nhà thầu nước ngoài cũng yêu cầu nộp 3 bộ là không cần thiết, vừa phát sinh thêm chi phí cho người dân, vừa không đủ nơi để lưu trữ hồ sơ này.

Có một câu chuyện vui đã được đích thân Phó Chủ tịch Thường trực UBND TPHCM Nguyễn Thành Tài kể lại. Trong một lần đi công tác, do quá vội nên các thành viên trên xe đều dùng bánh mì cho nhanh gọn. Sau khi ăn xong, cả đoàn mới tá hỏa vì giấy gói bánh mì là một công văn còn đóng dấu đỏ của lãnh đạo ngành! Không thể loại trừ khả năng quận huyện, sở ngành quá tải nơi lưu trữ hồ sơ nên cứ đúng ngày đúng tháng là “cân giấy vụn”. Thiết nghĩ, TPHCM cần có đợt rà soát, bãi bỏ những loại giấy tờ lưu không cần thiết để giảm phiền hà cho người dân và đỡ cực cho chính quyền cơ sở.

Mai Hương - Hồng Hiệp

Các tin, bài viết khác

Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh

Chị Nguyệt từ thiện

“Chị Nguyệt ơi, quận đang vận động tài trợ phương tiện đi học cho các em học sinh, sinh viên có hoàn cảnh khó khăn. Chị có tham gia đóng góp không?”. Nhận cuộc gọi của đại diện Ủy ban MTTQ quận 11, TPHCM, chị Đặng Thị Minh Nguyệt (chủ doanh nghiệp Decal Minh Nguyệt) không chần chừ, nhận lời tài trợ ngay 10 chiếc xe đạp.

Xây dựng Đảng

Việt Nam và Thế giới

Vững lòng biển đảo

Đoàn đại biểu các tỉnh thành Nam bộ đi thăm, chúc tết cán bộ, chiến sĩ tại Vùng biển Tây Nam

 Chiều 13-1, tại Quân cảng Lữ đoàn 127 (thị trấn An Thới, thành phố Phú Quốc, tỉnh Kiên Giang), Bộ Tư lệnh Vùng 5 Hải quân tổ chức đón đoàn đại biểu các tỉnh thành Nam bộ đã hoàn thành hải trình đi thăm, chúc Tết cán bộ, chiến sĩ các lực lượng và nhân dân trên các đảo thuộc vùng biển Tây Nam Tổ quốc.

Nhân sự

ĐẠI HỘI ĐẢNG CÁC CẤP