Ở cấp xã, mỗi hồ sơ được giải quyết thường đi kèm nhiều công đoạn phía sau. Cán bộ phải tìm căn cứ pháp lý, kiểm tra biểu mẫu, đối chiếu thông tin, tra cứu quy trình, tổng hợp dữ liệu và hoàn thiện văn bản. Với báo cáo định kỳ và báo cáo chuyên đề, khối lượng công việc còn lớn hơn khi dữ liệu nằm rải rác ở nhiều vị trí khác nhau. Những thao tác này đòi hỏi sự chính xác, đồng thời tiêu tốn thời gian.
Từ bài toán thực tế, xã Thới Bình dự kiến phối hợp với FPT triển khai thử nghiệm các giải pháp AI. Chương trình tập trung vào ba nhóm công việc thường xuyên gồm tra cứu văn bản pháp luật, tổng hợp báo cáo và hỏi đáp nghiệp vụ. Sự hiện diện của AI tại cấp xã cho thấy công nghệ đang dịch chuyển từ những khái niệm lớn sang các tình huống cụ thể.
Đưa kho văn bản pháp luật đến gần cán bộ hơn
Tra cứu văn bản pháp luật là một trong những nghiệp vụ quan trọng tại cơ quan hành chính. Cán bộ cần xác định đúng văn bản, điều khoản, thời điểm hiệu lực và phạm vi áp dụng trước khi tham mưu hoặc giải quyết công việc.
Thông thường, người dùng cần nhớ tên văn bản, số hiệu hoặc từ khóa. Khi chưa xác định được tài liệu cần tìm, quá trình tra cứu có thể kéo dài và phải thực hiện qua nhiều bước.
Với giải pháp AI do FPT triển khai, cán bộ có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, tương tự cách trao đổi với một trợ lý. Người sử dụng có thể mô tả tình huống đang gặp, nội dung cần tìm hoặc vấn đề cần xác định căn cứ pháp lý. Hệ thống sẽ phân tích yêu cầu và gợi ý các văn bản, điều khoản có liên quan.
Khả năng hiểu ngữ nghĩa giúp việc tìm kiếm linh hoạt hơn so với cách tra cứu dựa hoàn toàn vào từ khóa. Qua đó, AI được kỳ vọng giúp cán bộ tiếp cận nhanh hơn với nguồn thông tin phục vụ công việc.
Công nghệ giữ vai trò hỗ trợ tìm kiếm và tổng hợp. Cán bộ vẫn là người kiểm tra nguồn, đánh giá tính phù hợp và chịu trách nhiệm với quyết định chuyên môn. Đây cũng là nguyên tắc quan trọng khi đưa AI vào môi trường hành chính.
Biến nhiều giờ tổng hợp thành quy trình thuận tiện
Một trong những công việc chiếm nhiều thời gian của cán bộ là xây dựng báo cáo. Để hoàn thiện một báo cáo định kỳ hoặc chuyên đề, người phụ trách thường phải thu thập thông tin từ nhiều bộ phận, đọc tài liệu, chọn lọc số liệu và sắp xếp nội dung theo yêu cầu.
Giải pháp AI Agents của FPT dự kiến hỗ trợ tổng hợp thông tin, tóm tắt các nội dung chính và xây dựng bản nháp từ những nguồn dữ liệu được cung cấp. Trên cơ sở đó, cán bộ tiếp tục kiểm tra, bổ sung và hoàn thiện văn bản.
AI có thể đảm nhận một phần những thao tác lặp lại như đọc, phân loại và gom nhóm thông tin. Cán bộ có thêm thời gian tập trung vào việc đánh giá số liệu, xác định vấn đề và đề xuất phương án xử lý.
Mọi số liệu, nhận định và kết luận do hệ thống gợi ý vẫn cần cán bộ kiểm tra trước khi đưa vào văn bản chính thức. Quá trình thử nghiệm tại Thới Bình sẽ đánh giá mức độ phù hợp của công cụ với yêu cầu này.
“Trợ lý nghiệp vụ” ngay tại bàn làm việc
Bên cạnh văn bản pháp luật và báo cáo, cán bộ xã thường xuyên phải tra cứu quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn nghiệp vụ và tài liệu nội bộ. Giải pháp hỏi đáp nghiệp vụ của FPT cho phép cán bộ đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên. Hệ thống sẽ tìm kiếm trong kho tài liệu được cung cấp, sau đó gợi ý thông tin liên quan để người dùng tham khảo.
Người dùng có thể đặt câu hỏi trực tiếp để nhanh chóng tìm kiếm thông tin và thống nhất cách khai thác tài liệu. Hiệu quả phụ thuộc vào dữ liệu đầu vào đầy đủ, chính xác và được cập nhật thường xuyên.
Theo kế hoạch, cán bộ, công chức, viên chức của xã Thới Bình sẽ sử dụng các giải pháp AI trong môi trường làm việc thực tế trong khoảng một tháng. Người dùng sẽ trực tiếp thử nghiệm công cụ qua những nhiệm vụ cụ thể như tìm kiếm văn bản, tra cứu hướng dẫn, tổng hợp tài liệu và chuẩn bị báo cáo. Các phản hồi sẽ giúp nhóm phát triển dự án đánh giá mức độ dễ sử dụng, tốc độ xử lý, độ chính xác và khả năng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ.
Việc FPT đưa trợ lý AI về thử nghiệm tại xã Thới Bình là cách tiếp cận thực chất: bắt đầu từ vấn đề nhỏ, kiểm chứng trong công việc thật và đánh giá bằng trải nghiệm của chính người dùng. Thay vì để AI dừng lại ở các trung tâm công nghệ hoặc những dự án quy mô lớn, FPT từng bước đưa công nghệ đến gần hơn với các tổ chức địa phương. Sau thời gian thử nghiệm, nhóm phát triển dự án sẽ tổng hợp phản hồi, đánh giá và xác định nội dung cần hoàn thiện. Kết quả sẽ là cơ sở để địa phương xem xét bước triển khai tiếp theo. Nếu chứng minh được tính phù hợp và hiệu quả, mô hình có thể được nghiên cứu để mở rộng sang các đơn vị khác tại tỉnh Cà Mau.
