Phối hợp xác minh dữ liệu để giải quyết hồ sơ
Một trường hợp đăng ký khai sinh ở tuổi 37 đã đặt chuyên viên tư pháp - hộ tịch phường Hạnh Thông (TPHCM) trước tình huống đặc biệt. Anh N.M.K. bị bỏ rơi từ nhỏ, không có thông tin về cha mẹ và thiếu giấy tờ xác định nhân thân.
Khi anh K. đến phường làm thủ tục đăng ký khai sinh, chuyên viên tư pháp - hộ tịch Nguyễn Thị Lan Anh đã phối hợp Công an phường Hạnh Thông tra cứu dữ liệu, xác minh thực tế từ những thông tin ít ỏi anh K. cung cấp. Nhờ đó, sau 20 ngày, hồ sơ đăng ký khai sinh của anh N.M.K. đã được giải quyết, sớm hơn 3 ngày so với quy định.
Trường hợp trên cho thấy, với những hồ sơ đặc thù, năng lực của chuyên viên tư pháp - hộ tịch không chỉ nằm ở việc nắm vững quy trình mà còn ở khả năng xử lý tình huống, tra cứu dữ liệu, phối hợp với các đơn vị liên quan và chủ động giải quyết công việc.
Phường Hạnh Thông hiện có 3 chuyên viên tư pháp - hộ tịch, trong đó 2 người tiếp nhận hồ sơ, 1 người thụ lý, giải quyết. Theo ông Hoàng Xuân Thiện, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hạnh Thông, quy trình giải quyết hồ sơ được chuẩn hóa, cùng với việc khai thác công cụ tham vấn trực tuyến và phối hợp với cơ quan công an trong tra cứu, xác minh dữ liệu giúp chuyên viên tư pháp - hộ tịch xử lý các tình huống phát sinh hiệu quả hơn.
Theo số liệu thống kê, trong 9 tháng của năm 2026, phường Hạnh Thông giải quyết 9.169 hồ sơ thuộc lĩnh vực tư pháp, trong đó 8.784 hồ sơ được giải quyết trước hạn, tỷ lệ hài lòng của người dân đạt trên 99%.
Một số thủ tục được phường hỗ trợ giải quyết tại nhà cho người từ đủ 70 tuổi trở lên gặp khó khăn trong đi lại, người khuyết tật, phụ nữ mang thai từ tháng thứ 7, người bệnh nặng đang điều trị tại nhà. Đến nay, đã có 17 trường hợp được phường hỗ trợ thực hiện chứng thực chữ ký tại nhà.
Tại phường Xuân Hòa, thực hiện Nghị quyết số 29/2025/NQ-HĐND của HĐND TPHCM, Chủ tịch UBND phường ủy quyền cho chuyên viên tư pháp - hộ tịch thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi cho phép.
Việc kết hợp chữ ký số chuyên dùng giúp các công đoạn phát hành văn bản và bản sao trích lục điện tử thực hiện thuận lợi ngay trên hệ thống. Phường cũng rà soát, cắt giảm các bước trùng lặp trong quy trình liên thông, qua đó rút ngắn khoảng 20%-30% thời gian giải quyết hồ sơ.
Đến nay, 100% hồ sơ được số hóa, dữ liệu hộ tịch điện tử được duy trì theo tiêu chí “đúng, đủ, sạch, sống”. Toàn bộ hồ sơ tại phường đều được giải quyết trước hạn.
Xây dựng cơ chế bảo đảm thực thi thông suốt
Theo PGS-TS Cao Vũ Minh, Trưởng Bộ môn Luật Hành chính - Nhà nước, Khoa Luật, Trường Đại học Kinh tế - Luật (Đại học Quốc gia TPHCM), thay vì áp dụng mô hình “ai cũng làm tất cả mọi việc”, cấp xã cần chuyển sang mô hình chuyên môn hóa kết hợp hỗ trợ linh hoạt.
Với những hồ sơ phức tạp (như hồ sơ có yếu tố nước ngoài, thủ tục liên quan đến nhiều người, nhiều lĩnh vực), cần bố trí chuyên viên tư pháp - hộ tịch có kinh nghiệm lâu năm, năng lực pháp lý vững vàng phụ trách giải quyết. Những hồ sơ phổ thông, tần suất cao (như chứng thực chữ ký, bản sao, đăng ký khai sinh, khai tử) có thể phân công chuyên viên trẻ hoặc lực lượng hỗ trợ tiếp nhận, giải quyết.
Ngoài ra, cần có cơ chế hỗ trợ chéo để khi một nhóm công việc quá tải hoặc một chuyên viên vắng mặt, nhân sự ở nhóm khác có thể tiếp quản ngay, tránh làm gián đoạn quy trình giải quyết hồ sơ.
168 xã, phường, đặc khu hiện có 503 chuyên viên tư pháp - hộ tịch
* 50 xã, phường bố trí từ 4 chuyên viên trở lên
* 45 xã, phường bố trí 3 chuyên viên
* 43 xã, phường bố trí 2 chuyên viên
* 30 xã, phường, đặc khu chỉ bố trí 1 chuyên viên
Sau khi chính quyền địa phương 2 cấp đi vào vận hành, nhiều khó khăn, bỡ ngỡ đã phát sinh ở cơ sở. Với tinh thần “trung ương đồng hành cùng địa phương”, Bộ Tư pháp đã cử cán bộ xuống cơ sở nắm tình hình, có giải pháp tháo gỡ; Bộ Nông nghiệp và Môi trường cũng thành lập 10 đoàn công tác hướng dẫn, giải quyết các vướng mắc về địa chính, giải phóng mặt bằng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…
Sự kết nối hai chiều giữa trung ương và địa phương giúp việc điều chỉnh chính sách kịp thời, sát thực tế hơn.
Luật Cán bộ, công chức năm 2025 và Nghị định số 173/2025/NĐ-CP đã cho phép ký hợp đồng với chuyên gia, nhà khoa học, luật gia, luật sư giỏi, doanh nhân tiêu biểu, xuất sắc để thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ của công chức trong cơ quan Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, ở cấp tỉnh, ở cấp xã.
Đây là quy định mới, có tính đột phá, tạo thêm cách thức linh hoạt để thu hút nhân lực chất lượng cao vào khu vực công. Cấp xã là cấp chính quyền gần dân nhất nên sẽ phát sinh nhiều vấn đề mới, vì vậy cấp tỉnh cần có hướng dẫn sát thực tế.
TS Cao Vũ Minh đề xuất xây dựng mô hình “Tổ tư vấn pháp lý kỹ thuật số” tại văn phòng UBND cấp tỉnh, tận dụng mạng lưới chuyên gia và các kênh kết nối trực tuyến để hỗ trợ nhanh những trường hợp pháp luật chưa quy định rõ hoặc còn nhiều cách hiểu. Theo mô hình này, khi gặp tình huống pháp lý phức tạp, UBND cấp xã có thể gửi yêu cầu tham vấn đến văn phòng UBND cấp tỉnh.
Văn phòng UBND cấp tỉnh kết nối với các chuyên gia từ những cơ quan chuyên môn như sở Tư pháp, sở Xây dựng… để cùng cho ý kiến. Qua đó, UBND cấp xã có một kênh chính thức để tham vấn và tháo gỡ vướng mắc.
* Bà NGUYỄN THỊ HỒNG HẠNH, Giám đốc Sở Tư pháp TPHCM:
Tận dụng triệt để cơ chế của Luật Phát triển đô thị
Bên cạnh việc rà soát, kiện toàn đội ngũ tư pháp cơ sở, tiếp tục bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ, chuẩn hóa quy trình, trong thời gian tới cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số, tăng cường khai thác cơ sở dữ liệu, các nền tảng số, hỗ trợ kỹ năng sử dụng phần mềm chuyên ngành để đẩy nhanh tiến độ xử lý hồ sơ, hạn chế sai sót.
Thường xuyên tổng kết, rà soát các quy định của thành phố, kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền điều chỉnh những quy định không còn phù hợp với mô hình chính quyền địa phương 2 cấp.
Tận dụng triệt để những cơ chế, chính sách vượt trội của Luật Phát triển đô thị cho sự phát triển của ngành; tiếp tục kiến nghị trung ương hoàn thiện các quy định pháp luật trong lĩnh vực tư pháp theo hướng đồng bộ, thống nhất, rõ thẩm quyền, rõ trách nhiệm và phù hợp với mô hình chính quyền địa phương 2 cấp để xây dựng cán bộ cơ sở đủ năng lực giải quyết hồ sơ đúng pháp luật, thống nhất và thuận lợi hơn cho người dân.
* Bà PHẠM THỊ THANH HIỀN, Giám đốc Sở Nội vụ TPHCM:
Phân bổ nhân lực phù hợp theo từng địa bàn
Sở Nội vụ TPHCM sẽ tiếp tục theo dõi, tổng hợp tình hình của 168 xã, phường, đặc khu, đối chiếu vị trí việc làm, biên chế, nhân lực thực tế, khối lượng công việc để kịp thời tham mưu UBND thành phố điều chỉnh khi cần thiết.
Xem xét các chỉ tiêu như số lượng hồ sơ tư pháp - hộ tịch, thời gian giải quyết thủ tục, mức độ phát sinh hồ sơ và những khó khăn trong quá trình tổ chức thực hiện. Việc rà soát cũng sẽ lưu ý các địa bàn đông dân, tốc độ đô thị hóa cao, có nhiều doanh nghiệp, người lao động và nhu cầu giao dịch hành chính lớn.
Từ kết quả rà soát, Sở Nội vụ TPHCM sẽ tham mưu UBND thành phố phương án bố trí, sử dụng và điều phối nhân lực phù hợp hơn giữa các địa bàn; đề xuất các giải pháp đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực công chức, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số nhằm bảo đảm nguồn nhân lực được phân bổ theo đúng nhu cầu thực tế, khắc phục tình trạng có nơi khối lượng công việc lớn nhưng thiếu người, trong khi nơi khác chưa sử dụng hết năng lực được giao.
