Khi một số phường ở quận 10 dám đột phá bỏ lưu trữ bản photo, không yêu cầu nộp bản công chứng, đối chiếu mà người dân chỉ cần xuất trình giấy liên quan khi tiến hành các loại thủ tục hành chính ở lĩnh vực tư pháp như cấp giấy chứng nhận kết hôn, khai sinh, khai tử để cán bộ xem và trả lại ngay… đã được người dân hưởng ứng, hoan nghênh.

Cách làm này giúp người dân giảm bớt được rất nhiều khâu photo, công chứng, đối chiếu… Ngược lại, cán bộ lại gánh phần trách nhiệm nặng nề trong việc tự kiểm tra, tự chịu trách nhiệm trước cấp trên và trước pháp luật.

Ở quận 1 cũng thế, quận đã đề xuất một sáng kiến mới nhằm thiết lập quy trình “hồ sơ không giấy”: trang bị máy quét (scanner) làm công cụ lưu trữ. Trong hồ sơ chứng thực, thay vì các đơn vị quận phường phải xây dựng nhà kho để lưu trữ bản lưu; trong các loại quy trình cấp giấy chứng nhận nhà đất cho dân, thay vì bắt dân phải photo, chứng thực nhiều bộ hồ sơ để chuyển cho các đơn vị liên quan cùng giải quyết, thì nay phương án của quận là người dân chỉ mang bản chính, cán bộ tiếp nhận scan tất cả các giấy tờ của dân rồi trả ngay bản chính cho dân, sau đó tài liệu được chuyển vào trung tâm tích hợp dữ liệu, các ngành chỉ việc mở và căn cứ vào đó để xử lý, giải quyết.

Ý tưởng quả thật tuyệt vời. Mặc dù khi đề xuất phương án này với thành phố, quận đã ấn định thời gian trả lời trong văn bản, nhưng đến nay đã quá hạn mà vẫn chưa thấy thành phố hồi âm.

Nếu chỉ dựa vào sáng kiến của mình mà các đơn vị ở cơ sở dám “xé rào”, dù là thuận lợi cho dân hơn, quả không đơn giản. Cụ thể như với cách làm sáng tạo trên, không ít người đặt ngược vấn đề: nếu thực hiện việc xem bản xuất trình mà không lưu trữ một bộ hồ sơ khi cấp giấy tờ hành chính cho dân là sai với quy định về lưu trữ của Chính phủ.

Còn việc lưu trữ trên mạng qua scanner thì pháp luật chưa có quy định điều chỉnh. Trong khi đó, ở các nước, một ngày cán bộ có thể giải quyết đến hàng ngàn hồ sơ vì đơn giản, người dân chỉ điền các thông tin, yêu cầu vào mẫu, trình giấy CMND, cơ quan chức trách chỉ cần kiểm tra CMND với bản khai và cấp giấy đóng mộc là xong.

Còn ở ta, dù luật về chữ ký điện tử đã có nhưng đến nay hầu như chẳng nơi nào thực hiện được vì hồ sơ chưa thông được trên mạng thì chữ ký điện tử còn lâu mới có đất sống. Mà muốn hồ sơ chạy trên mạng thì phải bãi bỏ các quy định rườm rà lỗi thời về công chứng, chứng thực, lưu trữ bằng giấy trong kho và thay vào đó là cán bộ tự kiểm tra, tự chịu trách nhiệm và nếu có lưu trữ thì lưu trữ bằng phần mềm.

Như vậy, để có thể tạo điều kiện thuận lợi cho dân trong thực hiện hồ sơ, giấy tờ, không ít người khẳng định: cải cách chỉ đạt hiệu quả là cải cách từ trên xuống, chính phủ, các bộ ngành phải xây dựng cơ chế, quy định đồng bộ thì cấp dưới mới phát huy tốt vai trò phục vụ nhân dân.

Và như một vị Chủ tịch UBND quận đã kiến nghị với đoàn giám sát HĐND TP thì: nếu cơ chế chưa đồng bộ, quy định chưa hoàn chỉnh mà các cấp có sáng kiến sẽ rất dễ rơi vào cảnh sáng “biểu dương” sáng kiến, chiều kiểm tra xong “biểu nghỉ” vì làm trái quy định!

CHẾ HÂN