Có nhiều cách tiếp cận để tổ chức thực hiện 5S thành công mỹ mãn trong tổ chức và doanh nghiệp. Thông thường kế hoạch thực hiện 5S có 6 bước: thứ nhất, chuẩn bị, thứ nhì là thông báo chính thức của giám đốc, thứ ba, tiến hành tổng vệ sinh, thứ tư bắt đầu bằng sàng lọc, thứ năm là thực hiện hàng ngày sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ, bước cuối cùng là tổ chức đánh giá định kỳ.
Chuẩn bị là khâu cốt lõi để đảm bảo thực hiện 5S thành công sau này. Ở đây ta phải đánh giá thực trạng có minh họa bằng hình ảnh, nhận xét, đánh giá một cách khách quan. Ông cha ta thường nói “đầu xuôi, đuôi lọt”. Cho nên sự quyết tâm thực hiện 5S cần có sự cam kết bằng văn bản chính thức của lãnh đạo cấp cao nhất. Quyền lực tối cao này được thống nhất phân công và phối hợp chặt chẽ bằng việc lãnh đạo cấp cao nhất chỉ định các cán bộ trong ban chỉ đạo 5S thay mặt mình tổ chức triển khai nhằm đạt được mục tiêu là thực hiện 5S thành công.
Cụ thể, ban chỉ đạo 5S phải tổ chức đào tạo, huấn luyện; lập kế hoạch hành động; phát động phong trào thi đua sôi nổi như thi đua làm khẩu hiệu về 5S vừa súc tích, vừa khó quên; bố trí góc 5S gần giống góc học tập của học sinh hay báo tường của đoàn thanh niên; làm thẻ đỏ hay cờ đỏ hay đánh dấu bằng màu đỏ để dễ nhận dạng và thu gom những đồ vật không cần thiết vào khu vực tạm chứa; thiết lập biểu mẫu để mọi người dễ dàng thực hiện công việc được giao.
Đào tạo nhận thức về 5S cho tất cả mọi người từ lãnh đạo cấp cao nhất đến nhân viên phục vụ, bảo vệ, lái xe là điều kiện cần thiết để tư tưởng được thông suốt trong các mối quan hệ dọc ngang ở các cấp. Mục đích chương trình, kế hoạch đào tạo nhận thức về 5S phải phù hợp với từng cấp quản lý, phù hợp với trình độ của mọi người. Chẳng hạn, có thể có 4 lớp đào tạo như lớp đào tạo cho cán bộ cấp cao, lớp đào tạo cho cán bộ cấp trung, lớp đào tạo cho cán bộ cấp thấp và lớp đào tạo cho nhân viên.
Để có hành động đúng ngay từ đầu, ban chỉ đạo 5S phải tổ chức triển khai xác định chính xác mục tiêu tổng quát muốn đạt đến của tổ chức/ doanh nghiệp cũng như xác định chính xác mục tiêu cụ thể của từng khu vực, phòng làm việc, kho chứa nguyên vật liệu, sản phẩm và thiết kế các biểu mẫu thật dễ hiểu, không nhầm lẫn và có tính thực hành cao giúp mọi người thực hiện dễ dàng như ăn cơm, uống nước.
Thông báo chính thức của giám đốc trên thực tế là mệnh lệnh “tấn công” khi tư tưởng và hành động nhận thức về 5S của tất cả mọi người đã thật sự rõ ràng.“ Tiền hô hậu ủng”, việc tiến hành tổ chức tổng vệ sinh và bắt đầu bằng S1- Seiri-Sàng lọc nên phối hợp làm một nhằm tạo động lực và khí thế cho thực hiện 5S, hàng ngày ta tổ chức thực hiện S1,tiếp theo, S2 – Seiton – Sắp xếp và S3 – Seiso – Sạch sẽ.
Và cuối cùng ta tổ chức đánh giá định kì, thực tế là tiếp tục thực hiện S4 – Seiketsu – Săn sóc và S5 – Shitsuke – Sẵn sàng là để luôn luôn nhắc nhở và có qui định thật cụ thể để mọi người tự giác thực hiện 3S đầu tiên liên tục, dễ dàng như một thói quen đánh răng, rửa mặt hàng ngày. Để giúp tất cả mọi người trong tổ chức/ doanh nghiệp dễ nhớ khái niệm đơn sơ về 5S có người đã làm bài thơ thế này:
Sàng lọc đi thôi lộn xộn rồi
Sắp xếp gọn gàng sạch sẽ thôi
Săn sóc hàng ngày như sắc đẹp
Sẵn sàng mọi lúc đẹp mọi nơi.
Tóm lại, thực hiện 5S thật dễ vì 5S được hình thành từ nguyên tắc tư duy logic của con người, theo một chuỗi rất tự nhiên: sàng lọc sắp xếp sạch sẽ săn sóc sẵn sàng. Thực hành 5S khó duy trì và cải tiến vì bản tính con người rất khó bỏ đi một thói quen cũ kỹ và thay vào đó một thói quen mới mẻ . Để “chữa khỏi” căn bệnh này cần phải “điều trị” bằng kĩ thuật đánh giá thực hiện 5S tại tổ chức/ doanh nghiệp.
Việc thực hiện 5S chỉ đạt kết quả tốt và hiệu quả cao khi tất cả mọi người trong tổ chức/ doanh nghiệp có tư tưởng thông suốt và tham gia thực hiện 5S một cách tự giác. Đây cũng chính là bí quyết huy động nguồn nhân lực nội tại để tạo sự thành công và đồng thời cũng là yếu tố quan trọng nhằm nâng cao năng suất và chất lượng của tổ chức/ doanh nghiệp trong thời đại mới.
Đinh Thái Xuân
Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng TP.Hồ Chí Minh
5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: SERI (Sàng lọc):sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng. SEITON (Sắp xếp): sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng. SEICO (Sạch sẽ): vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc. SEIKETSU (Săn sóc): luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất. SHITSUKE (Sẵn sàng): tạo nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện. |
ÁP DỤNG THỰC HÀNH 5S TỔ CHỨC NGÀY TỔNG VỆ SINHTẠI COMECO
Công ty Cổ phần Vật tư – Xăng dầu (COMECO) được hình thành từ chủ trương cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước. COMECO có chức năng chính là kinh doanh nhiên liệu với 30 cửa hàng bán lẻ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận. Trong quá trình phát triển chung của cả nước khi Việt Nam gia nhập WTO, COMECO đã áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 từ năm 2004. Năm 2006, COMECO đã vinh dự được trao tặng Giải thưởng Chất lượng Việt Nam.
Không thỏa mãn với những thành tích đã đạt được, với chính sách chất lượng là cải tiến không có điểm dừng, không ngừng nâng cao năng suất và chất lượng. Năm 2007, Ban Tổng Giám đốc đã quyết tâm áp dụng thêm một công cụ nâng cao năng suất: công cụ 5S thuộc hệ thống KEIZEN.
Ngay từ đầu năm, COMECO đã cử một số cán bộ quản lý chủ chốt tham dự khóa đào tạo về thực hành 5S do Chi cục Tiêu chuẩn – Đo lường – Chất lượng thành phố Hồ Chí Minh tổ chức. Ban chỉ đạo 5S COMECO với sự hỗ trợ tư vấn của các chuyên gia đã lên kế hoạch chi tiết áp dụng thực hành 5S với 6 bước.
Trong quá trình áp dụng thực hành 5S, Ban chỉ đạo 5S COMECO nhận thấy để công việc được tiến triển theo đúng tiến độ trên tinh thần tự giác của tất cả mọi người thì bước thứ 3, ngày phát lệnh tổng vệ sinh toàn Công ty là bước rất quan trọng vì nó đánh dấu sự chuyển động của Công ty trong việc thực hiện 5S. Ngày tổng vệ sinh phải được tổ chức rầm rộ; khí thế, tạo sự phấn khởi thực sự và động lực cho mọi người.
Vì vậy, trước đó Ban chỉ đạo 5S đã gợi ý, hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả các đơn vị hăng hái thi đua đề ra các khẩu hiệu về thực hành 5S, những khẩu hiệu được viết bằng nhiều thể loại khác nhau được gửi về cho Ban thi đua. Ban thi đua đưa ra các tiêu chí bình xét như súc tích, dễ nhớ, thiết thực để xem xét lựa chọn một số khẩu hiệu nổi bật đề xuất khen thưởng. Đồng thời đề nghị các đơn vị treo các khẩu hiệu ngay tại đơn vị để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh tòan Công ty. Bên cạnh đó, danh mục đề xuất mua dụng cụ văn phòng, vệ sinh đã được duyệt mua và cấp phát đầy đủ.
Ngày16-6-2007 là ngày tổng vệ sinh tòan Công ty, được tổ chức long trọng với sự tham dự của Hội đồng Quản trị, Ban tổng Giám đốc và tất cả CB-CNV. Sau phần giới thiệu quá trình chuẩn bị 5S, Ban thi đua đã công bố và phát thưởng cho các “tác giả” có các khẩu hiệu nổi bật như “5S hôm nay, thành công ngày mai”;“Trồng cây 5 S, hái quả thành công”; “Một phút cho 5 S bằng 1 giờ tìm hồ sơ”…
Tất cả CB-CNV đều hồ hởi, phấn khởi, tự hào khi được nghe lại những khẩu hiệu do mình sáng tạo và được khen thưởng. Ngoài ra, khi Tổng Giám đốc chính thức phát lệnh tổng vệ sinh toàn Công ty và phát động thi đua đợt II, mọi người còn được Bí thư Đảng ủy kể những câu chuyện về Bác Hồ trong quá trình công tác của Người có liên hệ so sánh đến 5S, trật tự, ngăn nắp, sạch sẽ luôn song hành với mọi hoạt động của Bác.
Rõ ràng trong thời điểm cả nước đang tổ chức thực hiện cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh thì những câu chuyện mộc mạc của Người đã đem lại cho tập thể Công ty một bài học thiết thực, vô cùng quý giá. Qua đó, tất cả CB-CNV Công ty tự nhủ với lòng mình sẽ cố gắng hết sức để thực hiện 5S thành công và hành động chính là một minh chứng hùng hồn nhất. Ngay sau khi buổi lễ kết thúc, tất cả mọi người bắt tay ngay vào việc sàng lọc với một khí thế sôi nổi .
Công việc, mồ hôi, mệt nhọc xen lẫn những tiếng cười râm ran liên tục được các ống kính chụp lại trong quá trình tổ chức thực hiện một ngày tổng vệ sinh thực sự có ý nghĩa. Mặc dù công việc đang làm chỉ ở bước 3 trên 6 bước nhưng mọi người đều tin tưởng chắc chắn rằng các bước còn lại sẽ tiếp tục được hòan tất cho đến ngày đánh giá chấm điểm 7-7-2007. Công cụ 5S sẽ thực sự đồng hành với COMECO trên chặng đường phát triển và hội nhập sắp tới.
Nhóm nghiên cứu đề tài 5S
Sở Khoa học và Công nghệ TPHCM
