Thế nào là chi phí hợp lệ?
Một doanh nghiệp thắc mắc, họ có chi nhánh ở các tỉnh nhưng hạch toán phụ thuộc, có con dấu và mở tài khoản ngân hàng riêng. Khi công ty mẹ thanh toán qua ngân hàng các chi phí thay cho chi nhánh thì chi phí này có xem là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế hay không? Trả lời vấn đề này, cơ quan thuế cho rằng nếu có phát sinh nhiều khoản chi phí tại các chi nhánh hạch toán phụ thuộc, được công ty mẹ thanh toán mà đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định (tại Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC) thì tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty mẹ.
Hóa đơn chứng từ là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất. Cụ thể, nếu hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài không có chữ ký sống thì có hợp lệ? Vì nhiều doanh nghiệp mua dịch vụ lưu trú tại nước ngoài qua trang web Agoda, được Agoda xuất hóa đơn, trong hóa đơn có đầy đủ thông tin người mua, chi tiết dịch vụ, giá tiền nhưng không có chữ ký sống của đại diện Agoda.
Trên hóa đơn nhà cung cấp có ghi rõ “Hóa đơn tự động không có chữ ký - This document is automatically generated and thus doesn’t need the issuer’s signature”. Đa số nhà cung cấp nước ngoài khác cũng vậy, luôn gửi hóa đơn (invoice) bằng bản scan và gửi qua email thì hóa đơn đó có hợp lệ? Đại diện cơ quan thuế TPHCM giải thích: Căn cứ khoản 1 Điều 16, khoản 1 Điều 17, khoản 1 và khoản 4 Điều 19 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20-11-2015, quy định chứng từ thể hiện dưới dạng điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông, nhưng để được coi là chứng từ kế toán thì phải có chữ ký điện tử, họ tên của người lập, người duyệt, những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng, lưu trữ các chứng từ điện tử (hóa đơn điện tử) được xuất bởi các nhà cung cấp ở nước ngoài và được quản lý qua hệ thống mua hàng điện tử của nhà cung cấp ở nước ngoài thì không cần chữ ký sống, nhưng phải có chữ ký điện tử. Nếu không có chữ ký điện tử của người bán thì doanh nghiệp không được sử dụng các chứng từ này cho mục đích kê khai và nộp thuế theo quy định.
Thanh toán sao cho đúng?
Theo quy định mua hàng hóa từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng. Vậy, nếu doanh nghiệp mua nhiều lần với những ngày khác nhau của cùng một đơn vị thì khi thanh toán chung số tiền hơn 20 triệu đồng, có được đưa vào chi phí khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp? Cục Thuế TPHCM trả lời, nếu mua hàng của một đơn vị và thanh toán bằng tiền mặt một lần cho nhiều hóa đơn khác ngày, những mỗi ngày mua dưới 20 triệu đồng thì các hóa đơn này vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Và theo quy định tại khoản 5 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC, trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới 20 triệu đồng nhưng nếu mua nhiều lần trong cùng một ngày và có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán qua ngân hàng. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp đặt tình huống là nếu mỗi hóa đơn mua hàng dưới 20 triệu đồng, nhưng một ngày mua nhiều hóa đơn của các cửa hàng khác nhau trong cùng một doanh nghiệp (ví dụ doanh nghiệp có chuỗi nhiều chi nhánh, cửa hàng) thì có tính gộp là một nhà cung cấp hay không?
Lãnh đạo Cục Thuế cho biết, nếu cơ sở kinh doanh có các cửa hàng là đơn vị phụ thuộc, sử dụng chung mã số thuế và mẫu hóa đơn của cơ sở kinh doanh, trên hóa đơn có tiêu thức “Cửa hàng số…” để phân biệt các cửa hàng của cơ sở kinh doanh và có đóng dấu treo của từng cửa hàng thì mỗi cửa hàng là một nhà cung cấp. Như vậy, nếu mua ở các cửa hàng khác nhau mà mỗi đơn hàng dưới 20 triệu đồng/ngày thì không buộc phải thanh toán qua ngân hàng.
Một vấn đề khác là chi phí lãi vay, như chi phí lãi vay có được ghi nhận khi hợp đồng bán chưa ghi nhận doanh thu hay không? Chẳng hạn, công ty thiếu vốn nên có vay ngân hàng để bổ sung vốn lưu động. Ngân hàng chỉ giải ngân thanh toán cho nhà cung cấp theo từng hợp đồng bán cụ thể. Công ty ghi nhận chi phí lãi vay theo thực tế ngân hàng thu theo hàng tháng. Cuối năm, một số hợp đồng có kèm lắp đặt thiết bị chưa hoàn thành, nên công ty chưa ghi nhận doanh thu.
Vậy, nếu phần chi phí lãi vay liên quan phát sinh cho hợp đồng bán chưa ghi nhận doanh thu, có được đưa vào chi phí lãi vay hợp lệ hay không? Căn cứ Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì trường hợp công ty phát sinh chi phí lãi vay ngân hàng để mua hàng hóa, nếu khoản chi này thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) thì công ty được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
