Thế nhưng, hiện nay các quy định về hóa đơn khá phức tạp, phải phù hợp với các giấy tờ khác như thực tế công việc, hàng hóa, hợp đồng, thanh toán... Do vậy, chúng tôi xin trích đăng những câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp và được Cục Thuế TPHCM hướng dẫn cụ thể.
Doanh nghiệp: Công ty chúng tôi ký hợp đồng thuê công ty sự kiện tổ chức 5 đợt sự kiện trong năm. Hai bên có thống nhất sau khi hoàn tất xong cả 5 đợt thì công ty tổ chức sự kiện sẽ tổng kết mức chi phí (kể cả chi phí phát sinh thêm - nếu có) gửi cho bên công ty chúng tôi. Khi hai bên thống nhất được giá trị tất toán thì công ty tổ chức sự kiện mới xuất hóa đơn cho công ty chúng tôi và bên chúng tôi sẽ tiến hành thanh toán và thanh lý hợp đồng. Do đó ngày trên hóa đơn sẽ rơi vào tháng sau của tháng tổ chức sự kiện.
Chúng tôi muốn hỏi việc xuất hóa đơn này có hợp lệ? Chi phí thanh toán có được tính vào chi phí được khấu trừ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp hay không? Nếu không thì chúng tôi nên giải quyết như thế nào để đưa vào chi phí hợp lệ cho doanh nghiệp, vì hiện tại cũng không thể quay ngược lại để xuất hóa đơn cho khớp với ngày tháng tổ chức sự kiện?
Cục Thuế TPHCM: Căn cứ khoản 2a Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31-3-2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quy định cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn: “Tiêu thức “ngày tháng năm” lập hóa đơn. Mà ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền”.
Đồng thời, căn cứ Điều 14, Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31-12-2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng; căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22-6-2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp, trường hợp của công ty theo trình bày, có thuê công ty khác tổ chức sự kiện khách hàng theo nhiều đợt, tại hợp đồng có ghi rõ ngày của từng đợt và địa điểm tổ chức thì về nguyên tắc, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ của từng đợt hội thảo sự kiện, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp công ty thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Tuy nhiên, xác định khoản chi phí tổ chức sự kiện này nếu phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, có hóa đơn hợp pháp và khoản chi nếu có hóa đơn mua dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ theo quy định.
Về việc dùng hóa đơn điện tử xác thực là thay cho hóa đơn giấy. Vậy hàng hóa đi đường nếu không có hóa đơn giấy phải xử lý như thế nào là hợp lệ?
Căn cứ quy định về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23-6-2015 của Bộ Tài chính, trong đó, Điều 7 quy định về đăng ký phát hành hóa đơn xác thực như sau:
1. Trước khi sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế để đăng ký phát hành hóa đơn xác thực theo mẫu số 05/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo quyết định này. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực bao gồm tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, phần mềm sử dụng để lập hóa đơn xác thực.
2. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng đồng thời cả phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp, phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp và phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký thông tin phát hành hóa đơn xác thực cho từng phần mềm.
3. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực sau khi đăng ký phát hành thành công.
4. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Ngoài ra, Điều 22 quy định về chuyển đổi từ hóa đơn xác thực sang hóa đơn giấy như sau:
1. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện truy cập phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp để chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy. Trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn xác thực sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin của hóa đơn xác thực, dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn xác thực gốc “hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn xác thực” và mã vạch 2 chiều. Việc chuyển đổi hóa đơn xác thực ra giấy phải đáp ứng quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14-3-2011 của Bộ Tài chính.
Như vậy, công ty sử dụng hóa đơn điện tử thì khi đi đường có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định nêu trên.
Công ty chúng tôi cung cấp các dịch vụ liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp chế xuất. Tuy nhiên, nhiều khách hàng ký kết hợp đồng nguyên tắc để 2 bên thực hiện, nhưng cũng có khách hàng lẻ yêu cầu công ty cung cấp dịch vụ không thường xuyên mà hai bên chỉ có báo gíá dịch vụ qua điện thoại, email… mà không chịu ký hợp đồng với công ty chúng tôi. Chúng tôi áp dụng theo quy định của Bộ luật Dân sự về hình thức giao dịch dân sự, trong đó có hợp đồng, cả hợp đồng miệng, ngay cả hợp đồng bằng văn bản cũng tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như văn bản giấy, điện báo, fax, email. Đặc biệt, pháp luật hiện nay đã công nhận giao dịch điện tử thông qua email hoặc các hình thức điện tử khác. Như vậy, luật không quy định bắt buộc hợp đồng phải lập thành văn bản, trừ một số hợp đồng nhất định (ví dụ hợp đồng dịch vụ pháp lý, hợp đồng chuyển nhượng bất động sản...). Vậy chúng tôi chỉ thỏa thuận cung cấp dịch vụ qua giao dịch bằng email, scan, fax thì có thỏa được điều kiện là “có hợp đồng” và áp dụng thuế suất thuế GTGT bằng 0% hay không?
Căn cứ khoản 15 Điều 3, Điều 74 Luật Thương mại số 36/2005/QH11, trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng cung cấp dịch vụ xuất khẩu cho tổ chức, cá nhân nước ngoài dưới hình thức có giá trị tương đương văn bản theo quy định pháp luật thương mại (fax, telex, thông điệp dữ liệu) thì được coi là có hợp đồng cung ứng dịch vụ đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài.
