Cụ thể, đồng chí Nguyễn Thành Phong giao chủ tịch UBND 24 quận, huyện nhắc nhở, đôn đốc phường, xã, thị trấn thực hiện tốt quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động HĐND và UBND cấp phường, xã, thị trấn. Địa phương phải tăng cường chỉ đạo, quản lý những hoạt động nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ (kiểm soát văn bản đến - đi; giao nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ...).
Ngoài ra, đồng chí Nguyễn Thành Phong cũng yêu cầu thủ trưởng sở, ban, ngành, địa phương trực thuộc bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đúng tiêu chuẩn chức danh. Đồng thời, địa phương có chương trình đào tạo, nâng cao trình độ cho đội ngũ trên.
Lãnh đạo cơ quan, đơn vị chủ trì xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó, quy định cụ thể trách nhiệm và chi tiết hoạt động văn thư, lưu trữ. Cơ quan chức năng phải bố trí cơ sở, trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Theo đánh giá, trong thời gian qua, lãnh đạo, cán bộ tại một số cơ quan chưa nhận thức đúng tầm quan trọng trong công tác lưu trữ, nhất là giá trị hồ sơ, tài liệu. Việc chấp hành quy định về quản lý tài liệu lưu trữ tại TP còn nhiều hạn chế.
