Nhiều thủ tục hoàn tất từ xa
Trương Đức Dinh, tân sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia TPHCM), mất 1-2 giờ để làm thủ tục nhập học trực tuyến và 2 giờ đối chiếu hồ sơ tại trường.
Dinh chia sẻ: “Các khâu đều thuận lợi vì có thầy cô và anh chị sinh viên khóa trên hỗ trợ. Em hơi lúng túng ở phần bảo hiểm y tế do chưa đăng nhập được ứng dụng VssID”. Khi gặp khó khăn trong thực hiện thủ tục đăng ký ký túc xá, Dinh nhắn fanpage và được phản hồi sau 5-10 phút.
Tương tự, Trần Tiến Đạt, tân sinh viên Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học Quốc gia TPHCM), cho biết chỉ mất 1-2 ngày chuẩn bị giấy tờ và 1 ngày làm thủ tục nhập học. “Nhà trường điều phối tốt nên các khâu đều thuận tiện. Em chỉ theo dõi kênh tuyển sinh chính thức và email do trường gửi; những giấy tờ, minh chứng đã khai báo vẫn được kiểm tra rất kỹ khi đến trường”, Đạt nói.
Tại Trường Đại học Sư phạm TPHCM, tân sinh viên cập nhật thông tin cá nhân, diện chính sách; tải hồ sơ; khai báo bảo hiểm y tế và thanh toán học phí trên cổng trực tuyến của nhà trường. Sinh viên có thể nhận yêu cầu bổ sung qua email, đăng ký ký túc xá, đề nghị cấp giấy xác nhận trên cổng dịch vụ công sinh viên.
TS Cao Anh Tuấn, Phó Hiệu trưởng Trường Đại học Sư phạm TPHCM, thông tin: “Nhà trường vẫn duy trì hình thức trao đổi trực tiếp để đối chiếu hồ sơ gốc với dữ liệu đã khai báo. Việc kết hợp hai hình thức vừa tinh gọn quy trình, vừa bảo đảm tính xác thực của hồ sơ. Bên cạnh đó, một số hoạt động như nhận thẻ sinh viên, nộp sổ Đoàn vẫn được tổ chức nhận tại trường”.
Số hóa nhưng chưa hoàn toàn “một cửa”
Sự thuận tiện không đồng nghĩa mọi tân sinh viên đều có thể tự hoàn tất quy trình. Trường Đại học Sư phạm TPHCM ước tính khoảng 20% tân sinh viên trúng tuyển phát sinh vướng mắc khi đăng ký nhập học trực tuyến, chủ yếu do tải hồ sơ không đúng định dạng; nhầm lẫn giữa bản chính, bản sao, bản trích lục; khai thông tin địa giới hành chính trước và sau sắp xếp. Đường truyền internet yếu, thiết bị cũ, ảnh chụp không rõ và việc chưa đọc kỹ hướng dẫn cũng có thể làm gián đoạn quá trình.
Theo TS Cao Anh Tuấn, nhập học số hiện vẫn là sự nối tiếp của nhiều cổng, chưa hẳn là quy trình “một cửa”. Sinh viên xác nhận nhập học trên hệ thống chung, đăng nhập cổng riêng của trường, dùng email hoặc ứng dụng, rồi đến trường đối chiếu giấy tờ. Việc hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy cùng tồn tại đòi hỏi kết nối dữ liệu tốt hơn để hạn chế kê khai trùng lặp.
“Nhà trường đang thực hiện theo hướng khai báo một lần, sử dụng nhiều lần. Dữ liệu đã khai được dùng để in lý lịch phục vụ kiểm tra, ký xác nhận; sau khi đối khớp, thông tin được lưu tập trung trên Hệ thống quản lý sinh viên (UIS). Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ tiếp tục đồng bộ các hệ thống để thông tin đã xác thực có thể tái sử dụng đúng mục đích, giảm giấy tờ và thao tác hành chính cho sinh viên”, TS Cao Anh Tuấn cho biết.
Tân sinh viên cần truy cập từ cổng thông tin chính thức, kiểm tra đơn vị thụ hưởng; không cung cấp mật khẩu, mã OTP; lưu biên nhận và đổi mật khẩu ban đầu. Nhà trường cần phân quyền dữ liệu chặt chẽ, ghi lịch sử truy cập và quy định trách nhiệm xử lý sự cố. Số hóa chỉ hiệu quả khi quy trình dễ sử dụng, dữ liệu được dùng đúng mục đích và người học biết nơi cần hỗ trợ.
Không để tiện lợi trở thành “kẽ hở”
Mối lo an toàn thông tin không còn là giả định. Mùa nhập học 2026, nhiều cơ sở đào tạo cảnh báo tình trạng email, tin nhắn mạo danh yêu cầu sinh viên chuyển tiền, bấm đường dẫn (link) lạ hoặc cung cấp mã OTP. Đầu tháng 8, một phụ huynh gửi Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học Quốc gia TPHCM) một văn bản giả có tên trường, con dấu, chữ ký, thậm chí ghi tên sinh viên, ngành học và mức học bổng để nhờ nhà trường xác minh.
Kẻ xấu còn gửi mã QR dẫn tới trang web giả mạo, thúc ép sinh viên chuyển học phí vào tài khoản cá nhân và đe dọa hủy kết quả trúng tuyển nếu không chuyển tiền. Tuy nhiên, chưa có thông tin công khai cho thấy hệ thống dữ liệu của các trường bị xâm nhập hoặc rò rỉ; do đó không thể đồng nhất hành vi giả mạo với sự cố mất an toàn thông tin của nhà trường.
TS Cao Anh Tuấn khẳng định, Trường Đại học Sư phạm TPHCM công khai phương thức thanh toán ngay trong quy trình nhập học. Tại cổng thanh toán trực tuyến, sinh viên nhập mã số được cấp để hệ thống đối khớp, hiển thị đúng số tiền phải nộp.
“Tân sinh viên, phụ huynh chỉ thanh toán theo hướng dẫn trong quy trình nhập học; không chuyển tiền theo đường link, mã QR hoặc tài khoản không được trường công bố”, ông Tuấn khuyến cáo.
