Những ngày cuối đợt cao điểm 100 ngày đêm xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số, nhiều phường, xã tại TPHCM đang huy động lực lượng, làm việc tăng ca để hoàn thành số hóa hồ sơ đảng viên, cán bộ và hồ sơ bảo vệ chính trị nội bộ. Từ những cách làm sáng tạo, cải tiến quy trình, nhiều địa phương đã hoàn thành việc số hóa, tiến tới cập nhật toàn bộ lên hệ thống 4.0 vào cuối tháng 11 này.
Linh hoạt gỡ khó
Sáng 27-10, tại Ban Xây dựng Đảng phường Tân Hưng, khoảng 20 cán bộ phường và sinh viên tập trung cao độ xử lý hồ sơ đảng viên. Mỗi người một việc, từ sắp xếp, chỉnh lý theo danh mục đến scan tài liệu… Tất cả phối hợp nhịp nhàng nhằm đẩy nhanh tiến độ trong những ngày cuối đợt cao điểm 100 ngày đêm xử lý các điểm nghẽn về chuyển đổi số.
Tham gia hỗ trợ phường, anh Trần Duy Trường, sinh viên Trường Đại học Tôn Đức Thắng chia sẻ, dù công việc không quá phức tạp, nhưng khâu nhập liệu đòi hỏi sự tập trung rất cao. Quan trọng nhất là phải tỉ mỉ, nhớ chính xác các số hiệu để nhập dữ liệu chuẩn xác.
Tại phường An Nhơn, công tác số hóa hồ sơ đảng viên cũng đang bước vào giai đoạn nước rút. Theo Bí thư Đảng ủy phường Phạm Trung Kiên, tính đến 27-10, phường đã số hóa 1.845/1.906 hồ sơ (đạt 96,8%). Để đảm bảo hoàn thành khâu số hóa và cập nhật toàn bộ dữ liệu lên hệ thống 4.0 trước ngày 30-11 theo đúng yêu cầu của thành phố, phường huy động thêm lực lượng dân quân, đoàn viên thanh niên phối hợp cùng nhà thầu. Khối lượng công việc được sắp xếp khoa học bằng cách phân loại hồ sơ ngay từ đầu thành ba nhóm: đã đầy đủ, cần bổ sung và cần xác minh.
"Hiện phường An Nhơn tập trung dồn sức cho khâu ký số và đối soát dữ liệu. Rút kinh nghiệm từ thực tiễn hệ thống báo lỗi vượt dung lượng, phường đã chủ động thêm bước kiểm tra và nén tệp trước khi tải lên. Quá trình đối soát được siết chặt; mọi thông tin chưa thống nhất đều phải đối chiếu hồ sơ gốc và xác minh cùng cơ quan có thẩm quyền, tuyệt đối không tự ý điều chỉnh", ông Phạm Trung Kiên chia sẻ.
Cải tiến quy trình, rút ngắn thời gian
Nhiều địa phương hiện đã hoàn thành công tác số hóa hồ sơ đảng viên trước thời hạn thành phố giao nhờ chủ động tìm ra cách làm linh hoạt, tháo gỡ hiệu quả điểm nghẽn đặc thù tại cơ sở. Điển hình tại phường Xuân Hòa, địa phương đã hoàn thành số hóa toàn bộ 4.395 hồ sơ đảng viên. Phường đang khẩn trương tải dữ liệu lên hệ thống 4.0 để vượt tiến độ quy định.
Chuyên viên Ban Xây dựng Đảng Trần Đăng Khương cho biết, đội ngũ cán bộ tham gia nhiều hôm phải làm việc đến 22 giờ, làm xuyên cuối tuần và dịp lễ 2-9 để gánh vác song song nhiệm vụ chuyên môn lẫn số hóa.
Trưởng Ban Xây dựng Đảng phường Xuân Hòa Nguyễn Thị Thu Huyền cho hay, phường không thuê đơn vị ngoài hỗ trợ mà tự thực hiện. Một bộ hồ sơ tốn 20-30 phút xử lý, tương đương 1 người làm 10-12 bộ/ngày. Với hơn 4.000 hồ sơ, phường tính toán cần duy trì tối thiểu 12 máy scan hoạt động 10 giờ mỗi ngày. Từ đó, một phòng scan được thiết lập với 12 thiết bị dán tem bảo mật của Công an thành phố.
Phường huy động hơn 160 cấp ủy, cán bộ công chức đảm bảo tiêu chuẩn chính trị của các cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc Đảng ủy, HĐND, UBND, Ủy ban MTTQ Việt Nam phường làm việc ngoài giờ. Lãnh đạo Ban Xây dựng Đảng trực tiếp kiểm tra từng bộ hồ sơ, đọc hiểu bản chất các loại giấy tờ cũ để xếp chính xác vào từng danh mục.
Tương tự, phường An Phú Đông cũng hoàn thành việc số hóa hồ sơ từ ngày 26-10. Thời gian tiếp theo, phường tiến hành đổi tên tập tin và thực hiện ký số và chuyển hồ sơ về Ban Tổ chức Thành ủy TPHCM.
Theo Trưởng Ban Xây dựng Đảng phường An Phú Đông Hồ Thị Hiền, để hoàn thành số hóa 2.376 hồ sơ, phường đã huy động nguồn nhân lực tại chỗ gồm 5 chuyên viên, cùng đội hình mùa hè số của Đoàn phường để thực hiện công tác chỉnh lý, số hóa hồ sơ đảng viên, cán bộ và hồ sơ bảo vệ chính trị nội bộ. Tại phường Minh Phụng, để hoàn thành số hóa 100% hồ sơ, địa phương đã xử lý các khó khăn về hạ tầng lưu trữ và tình trạng tài liệu cũ.
Bí thư Đảng ủy phường Nguyễn Trần Bình cho biết, máy tính cơ quan ban đầu không đủ dung lượng chứa dữ liệu; nhiều hồ sơ lâu năm bị mờ, mục rách, thiếu ngày tháng. Để gỡ khó, Ban Xây dựng Đảng đã phân luồng dữ liệu trên mạng nội bộ, chia nhỏ thư mục theo từng chi bộ để lưu vào thiết bị bảo mật. Đối với hồ sơ mờ rách, cán bộ chủ động liên hệ đảng viên hoặc cơ quan chức năng để xác minh, đảm bảo dữ liệu số hóa phải chuẩn xác, lưu giữ trọn vẹn phần lịch sử của đảng viên.
Để tối ưu thời gian, phường Tân Mỹ tìm cách đột phá về công nghệ bằng việc tự lập trình phần mềm. Thay vì dùng các công cụ riêng lẻ, Phó Ban Xây dựng Đảng Trần Quốc Bảo đã tích hợp toàn bộ thao tác vào một phần mềm duy nhất chạy trên mạng nội bộ, không cần mạng internet: từ đặt tên tệp, nén dung lượng PDF đến sắp xếp thư mục. Sự cải tiến này giúp rút ngắn thời gian xử lý từ 1 giờ với 2-3 người phối hợp xuống chỉ còn 30 phút/hồ sơ do 1 người thao tác, trước khi chuyển sang khâu ký số.
Phường cũng huy động hơn 40 người từ 6 trường học, lực lượng quân sự… tổ chức làm việc theo 3 ca từ 7 giờ 30 đến 20 giờ, kể cả thứ bảy và chủ nhật. Đặc biệt, phường huy động được lực lượng cán bộ, công chức đã nghỉ hưu, có kinh nghiệm nghiệp vụ công tác Đảng để hỗ trợ địa phương.
* Đồng chí Võ Thị Kiều Tiên, Bí thư Đảng ủy xã Nhuận Đức, TPHCM:
Hoàn thành đúng thời gian nhưng bảo đảm chất lượng, tính chính xác
Khó khăn lớn nhất của xã là hồ sơ được hình thành qua nhiều thời kỳ, chất lượng tài liệu không đồng đều; có hồ sơ giấy đã cũ, mỏng, dễ rách; thành phần tài liệu và cách sắp xếp chưa thống nhất. Vì vậy, trước khi số hóa phải dành nhiều thời gian cho việc rà soát, phân loại, sắp xếp, đối chiếu và bổ sung những nội dung còn thiếu hoặc chưa thống nhất.
Hồ sơ sau khi số hóa vẫn phải được kiểm tra về chất lượng hình ảnh, số trang, thứ tự tài liệu và độ chính xác của thông tin; trường hợp chưa đạt yêu cầu phải xử lý trước khi đưa vào dữ liệu chính thức. Với khối lượng còn lại, xã Nhuận Đức đang tập trung lực lượng, theo dõi sát tiến độ từng nhóm hồ sơ và phấn đấu hoàn thành đúng thời gian nhưng bảo đảm chất lượng, tính chính xác và an toàn dữ liệu.
* Đồng chí BÙI CÔNG TUYÊN, Trưởng Ban Xây dựng Đảng phường Tân Mỹ, TPHCM:
Chuẩn hóa từng hồ sơ
Chúng tôi xác định số hóa hồ sơ đảng viên phải gắn với việc rà soát, chỉnh lý và đánh giá đúng tình trạng hồ sơ đang quản lý. Mỗi giấy tờ cần được phân loại chính xác, những trường hợp thiếu thành phần hồ sơ phải được ghi nhận để có hướng xử lý phù hợp.
Đặc biệt, hồ sơ hình thành qua nhiều thời kỳ có cách trình bày, tên gọi văn bản khác nhau, đòi hỏi người thực hiện phải có nghiệp vụ và đọc kỹ nội dung trước khi phân loại. Nếu khâu chỉnh lý không chính xác, dữ liệu đưa lên hệ thống sẽ khó bảo đảm đầy đủ, thống nhất, ảnh hưởng đến việc tra cứu và quản lý về sau.
Vì vậy, trong quá trình triển khai, chúng tôi chú trọng hướng dẫn, kiểm tra từng công đoạn, phát huy kinh nghiệm của những người am hiểu nghiệp vụ công tác Đảng, đồng thời bảo quản cẩn thận hồ sơ giấy. Mục tiêu là hoàn thiện dữ liệu chính xác, phục vụ hiệu quả công tác quản lý đảng viên lâu dài.
* Đồng chí DƯƠNG QUỐC TRỌNG, đảng viên tại Ban Chỉ huy Quân sự phường An Nhơn, TPHCM:
Chủ động kiểm tra, rà soát thông tin
Công tác số hóa hồ sơ đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác cao, đặc biệt khi rà soát, đối chiếu giữa hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử. Nhờ được hướng dẫn kỹ về quy trình nhập liệu và sự hỗ trợ sát sao từ chỉ huy, tôi luôn chủ động kiểm tra thông tin, kịp thời trao đổi những nội dung chưa rõ để đảm bảo dữ liệu chuẩn xác, đúng quy định.
Qua công việc này, tôi học hỏi thêm kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin, phương pháp quản lý dữ liệu khoa học, đồng thời hiểu rõ hơn tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin và quản lý hồ sơ đảng viên.
