Biên chế gắn với vị trí việc làm

Nhu cầu nhân lực từ thực tiễn

Mỗi ngày, anh La Minh Hoàng, chuyên viên Phòng Kinh tế xã Long Điền (TPHCM), xử lý khoảng 30-50 hồ sơ liên quan đến hộ kinh doanh, xây dựng cùng nhiều lượt hướng dẫn, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân đến trực tiếp.

Ngoài xử lý hồ sơ trong giờ hành chính, anh còn thực hiện báo cáo, cập nhật dữ liệu, tham gia các cuộc họp và giải quyết những nhiệm vụ phát sinh tại cơ sở. Có ngày gần 20 giờ anh Hoàng mới rời cơ quan.

Theo lãnh đạo xã Long Điền, cùng với khối lượng công việc gia tăng, công chức phải phối hợp với nhiều đầu mối cấp thành phố. Có những nhiệm vụ liên quan đến 5-6 đầu mối chuyên môn, kéo theo nhiều yêu cầu về báo cáo, cập nhật thông tin và tổ chức thực hiện.

Bên cạnh những công việc có thể thống kê qua số lượng hồ sơ, nhiệm vụ trên hệ thống, còn nhiều phần việc phát sinh trong quá trình tiếp dân, phối hợp xử lý và giải quyết các yêu cầu tại cơ sở.

Tương tự, phường Dĩ An có quy mô khoảng 250.000 dân, phạm vi quản lý rộng, khối lượng công việc lớn. Một số lĩnh vực như đất đai, xây dựng, công nghiệp, tài chính - kế toán và chuyển đổi số đang chịu áp lực lớn về nhân lực. Đây đều là những lĩnh vực đòi hỏi chuyên môn sâu nhưng còn thiếu nhân sự chuyên trách.

Trong khi đó, quá trình chuyển đổi số đặt ra yêu cầu ngày càng cao về chuẩn hóa, số hóa dữ liệu, vận hành các hệ thống phần mềm và xử lý đồng thời hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử, làm gia tăng áp lực đối với đội ngũ cán bộ, công chức, nhất là những vị trí trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính và tham mưu quản lý nhà nước.

Theo lãnh đạo UBND phường Dĩ An, khối chính quyền được giao 70 biên chế, hiện có 66 người, một số vị trí chuyên môn còn khuyết. Trên cơ sở rà soát khối lượng công việc thực tế, phường đề xuất bố trí nhân lực phù hợp, ưu tiên các lĩnh vực chuyên môn sâu đang quá tải, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới.

Tại phường Tân Hưng, chỉ 3 công chức đảm nhiệm các nhiệm vụ về y tế, bảo trợ xã hội, trong khi địa phương đang quản lý 2.348 hồ sơ thuộc diện bảo trợ xã hội. Bình quân mỗi tháng, bộ phận này còn phải xử lý khoảng 150 thẻ bảo hiểm y tế, 30 hồ sơ mai táng cùng nhiều nhiệm vụ phát sinh.

Kết quả rà soát vị trí việc làm cho thấy, khối lượng công việc trong lĩnh vực này tương đương nhu cầu nhân lực khoảng 7 người, cao hơn nhiều so với số công chức hiện có.

Tương tự, lĩnh vực kiểm soát thủ tục hành chính hiện có 5 công chức nhưng nhu cầu tính toán tương đương khoảng 10 người; lĩnh vực xây dựng, đô thị và quản lý chung cư có nhu cầu nhân lực gần 10 người nhưng mới có 5 người.

Đánh giá thực chất, bố trí đúng việc

Thực tiễn tại các địa phương cho thấy, việc xác định nhu cầu nhân lực phải tính đầy đủ số lượng hồ sơ giải quyết, thời gian xử lý, mức độ phức tạp, yêu cầu phối hợp và những nhiệm vụ phát sinh.

Nếu không lượng hóa đúng, đủ các yếu tố này, nhu cầu nhân lực được xác định khó sát thực tế, trong khi kết quả đánh giá hiệu quả công việc cũng chưa phản ánh đầy đủ mức độ đóng góp của từng cán bộ, công chức.

Từ yêu cầu đó, phường Tân Hưng đã thống kê từng nhiệm vụ, công việc, sản phẩm đầu ra và thời gian thực hiện để xác định nhu cầu nhân lực theo vị trí việc làm. Được Thành ủy TPHCM chọn thí điểm, địa phương đã rà soát 377 nhiệm vụ, 2.451 công việc thuộc 40 vị trí việc làm để tính toán nhu cầu nhân lực.

Việc thống kê công việc và sản phẩm thực tế được thực hiện trong 12 tháng, từ ngày 1-10-2025 đến 30-9-2026. Trên cơ sở đó, phường xác định thời gian thực hiện từng sản phẩm, trừ phần thời gian tiết giảm nhờ số hóa, sau đó quy đổi theo định mức 1.904 giờ/người/năm.

Phường còn xây dựng video hướng dẫn quy trình 8 bước, 9 biểu nghiệp vụ; ứng dụng trí tuệ nhân tạo hỗ trợ phát hiện công việc trùng lặp, những nội dung còn thiếu khi đối chiếu với quy định. Kết quả được công chức và lãnh đạo kiểm tra, xác nhận trước khi hoàn thiện.

Cách làm này giúp địa phương nhận diện rõ những vị trí quá tải, những công việc được phân công chưa phù hợp. Kết quả tính toán cho thấy, nhu cầu nhân lực quy đổi ở các vị trí chuyên môn tương đương khoảng 94 người.

Tuy nhiên, phường xây dựng phương án bố trí 86 người, thấp hơn 8 người so với nhu cầu tính toán ban đầu, trên cơ sở sắp xếp lại công việc, kiêm nhiệm phù hợp, điều chuyển nội bộ và tiếp tục chuyển đổi số.

Đối với toàn khối UBND, phường đề xuất bổ sung nhân lực theo lộ trình, phù hợp với việc quản lý biên chế chung; tiếp tục rà soát, điều chuyển nhân sự từ những vị trí giảm khối lượng công việc sang nơi có nhu cầu cao.

Việc xác định nhu cầu nhân lực dựa trên chức năng, nhiệm vụ và khối lượng công việc thực tế cũng là một trong những yêu cầu tại Kết luận số 107-KL/TW ngày 17-10-2026 của Bộ Chính trị về hoàn thiện hệ thống vị trí việc làm trong hệ thống chính trị gắn với xây dựng đội ngũ cán bộ và quản lý biên chế.

Kết luận yêu cầu chuyển mạnh từ quản lý theo số lượng người, biên chế, ngạch bậc sang quản trị theo vị trí việc làm, năng lực thực thi, kết quả và giá trị đóng góp; phân định rõ việc xác định vị trí việc làm, nhu cầu nhân lực và quyết định giao biên chế; gắn trách nhiệm với thẩm quyền và kết quả thực hiện nhiệm vụ.

Triển khai Kết luận số 107-KL/TW, TPHCM đang khẩn trương hoàn thiện các đề án về vị trí việc làm và biên chế giai đoạn 2027-2031, bảo đảm nguyên tắc tuyển dụng, bố trí đúng người, đúng việc, phát huy năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

Theo Giám đốc Sở Nội vụ TPHCM Phạm Thị Thanh Hiền, các sở, ban, ngành và địa phương trên địa bàn thành phố đã hoàn thành việc xây dựng vị trí việc làm. Thành phố đang tập trung rà soát chuyên sâu, thẩm định hồ sơ, chuẩn hóa dữ liệu nhân lực theo các quy định và kết luận mới của Trung ương.

Đây là cơ sở để tiếp tục hoàn thiện phương án bố trí, sử dụng nhân lực phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy.