Tăng tốc số hóa tài liệu lịch sử
Cách đây 2 năm, thời điểm nhiều lĩnh vực bước vào làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II (TPHCM) cũng ở giai đoạn tăng tốc số hóa. Đến nay, theo ông Vũ Văn Tâm, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, công việc ấy vẫn được triển khai liên tục với mục tiêu quan trọng nhất là bảo vệ tài liệu gốc.
Hiện trung tâm đang quản lý hơn 14.000m tài liệu. Trong đó, tài liệu sớm nhất từ năm 1685. Đa phần tài liệu đầy đủ hơn từ thời nhà Nguyễn đến 100 năm thời Pháp thuộc và giai đoạn Việt Nam Cộng hòa.
Tất cả các bản đồ quy hoạch thành phố hay những công trình biểu tượng như Bưu điện TPHCM, Nhà thờ Đức Bà, trụ sở Ủy ban Nhân dân TPHCM,... đều còn lưu giữ hồ sơ gốc.
Theo kế hoạch, từ nay đến năm 2030, mỗi năm, trung tâm sẽ số hóa khoảng 3 triệu trang tài liệu. Nếu đúng tiến độ, toàn bộ kho lưu trữ sẽ hoàn tất số hóa vào năm 2030. Khối lượng công việc lớn đòi hỏi hoạt động số hóa diễn ra gần như liên tục. Hiện trung tâm có khoảng 40 người trực tiếp tham gia dự án, làm việc xuyên suốt năm. Ngoài lực lượng viên chức của đơn vị, trung tâm thuê thêm nhân sự để đáp ứng tiến độ.
Cũng theo ông Vũ Văn Tâm, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang xây dựng nền tảng số quốc gia về văn thư - lưu trữ. Dự kiến năm 2028 sẽ triển khai thí điểm và đến năm 2030 áp dụng trên phạm vi toàn quốc. Khi nền tảng này vận hành, nhiều quy trình truyền thống của ngành lưu trữ sẽ thay đổi hoàn toàn.
Trước đây, các cơ quan nhà nước tạo ra số lượng tài liệu giấy khá lớn, nếu muốn lưu trữ, cán bộ chuyên trách phải trực tiếp đến hướng dẫn, thu nhận rồi vận chuyển tài liệu về kho. Hiện nay, khi hồ sơ điện tử được hình thành ngay từ đầu, các hệ thống sẽ tự kết nối và chuyển dữ liệu vào hệ thống lưu trữ quốc gia, gần như không còn sự can thiệp thủ công.
Trước làn sóng số hóa, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã mở nhiều khóa đào tạo trí tuệ nhân tạo (AI) cho cán bộ nhằm phục vụ công việc hàng ngày và hỗ trợ xử lý dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Ở góc độ nghiệp vụ, chị Phan Thị Thùy Dung, Trưởng phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cho biết, những thay đổi đã bắt đầu đem lại hiệu quả rõ rệt. Nếu trước đây, mỗi lần độc giả cần hồ sơ thông tin, tư liệu về một giai đoạn, cán bộ phải lên kho lấy tài liệu, kiểm đếm, giao nhận, photo rồi lại kiểm đếm để trả về kho thì nay, phần lớn quy trình đã diễn ra trên máy tính. Độc giả chỉ cần được cấp tài khoản để truy cập tài liệu số. Việc thống kê, theo dõi cũng được thực hiện trên hệ thống. Công việc phục vụ độc giả và bảo quản tài liệu thuận lợi hơn rất nhiều...
Không chỉ khâu phục vụ độc giả, hoạt động phát huy giá trị tài liệu như triển lãm, xuất bản hay giới thiệu tư liệu cũng thuận lợi hơn. Thay vì phải tìm kiếm, lấy tài liệu gốc để quét kỹ thuật số (scan), cán bộ chỉ cần sử dụng dữ liệu số đã có, tổng hợp hình ảnh, thông tin cần thiết.
Một trong những lợi ích rất lớn mà số hóa mang lại là việc kéo dài tuổi thọ của di sản lưu trữ. Cụ thể hơn, khi không phải liên tục đưa tài liệu gốc, nhiều hồ sơ đã vài trăm năm tuổi, ra khai thác, sẽ giảm bớt các nguy cơ hư hại tài liệu độc bản.
Thích ứng với chuyển đổi số
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, tỷ lệ nam và nữ gần như cân bằng, khác với nhiều cơ quan lưu trữ khác vốn có số lượng nữ áp đảo. Theo ông Vũ Văn Tâm, phụ nữ giữ vai trò rất quan trọng trong ngành lưu trữ bởi những công việc như chỉnh lý, bồi nền, phục chế tài liệu đòi hỏi sự kiên nhẫn và tỉ mỉ. Những tài liệu rách, mục, hư hỏng cần phục hồi thường phụ nữ làm rất tốt…
Cùng với dòng chảy công nghệ, chính lực lượng lao động nữ cũng đang bước vào một hành trình học hỏi hoàn toàn mới. Việc học này không diễn ra trong các lớp đào tạo bài bản mà bắt đầu từ những buổi “truyền nghề” ngay trong đơn vị.
Chị Phan Thị Thùy Dung chia sẻ: Chúng tôi học từ các anh trong cơ quan một số bước cơ bản như cách scan tài liệu, nhập liệu, thao tác trên phần mềm. Còn những phần chuyên sâu như viết phần mềm, lập trình thì vẫn cần nhân sự chuyên ngành công nghệ thông tin, chúng tôi không thể thay thế. Những ngày đầu tự học, các thao tác tưởng như đơn giản là scan tài liệu cũng khiến nhiều người gặp thử thách. Tài liệu lưu trữ thường cũ, rách, cong vênh hoặc bị mối mọt, do đó có những trang quét lại nhiều lần vẫn chưa đạt yêu cầu. Ban đầu làm sai hoài. Có những loại tài liệu phải lót giấy, phải ủi cho phẳng, có loại không thể dùng máy cuốn mà phải chuyển sang máy scan mặt phẳng. Sau này được các anh em hướng dẫn mới quen dần.
Câu chuyện thích nghi với số hóa của chị Phan Thị Thùy Dung, bộ phận bảo quản, bồi nền và khai thác tài liệu, cũng tương tự. Gắn bó với ngành lưu trữ 15 năm và có gần một thập niên tham gia các dự án số hóa, việc scan tài liệu không quá mới mẻ nhưng công nghệ ngày càng hiện đại khiến quy trình số hóa cũng thay đổi.
“Ngày xưa chỉ scan đen trắng. Giờ phải cân màu, yêu cầu kỹ thuật cao hơn nhưng máy móc hiện đại hơn nên tôi cũng đỡ vất vả hơn. Hiện tại công việc của tôi chưa bị ảnh hưởng nhiều nhưng tương lai chắc chắn sẽ có thay đổi, không còn làm thủ công như trước nữa. Thay vì lo lắng, tôi chọn cách chuẩn bị, nâng cấp bản thân”, chị Thùy Dung cho biết thêm.
Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, chuyển đổi số không nhất thiết đồng nghĩa với cắt giảm nhân lực ngay lập tức. Những công việc giản lược các bước sẽ được điều chuyển sang các vị trí khác phù hợp như phục chế tài liệu, hướng dẫn độc giả sử dụng hệ thống hoặc tham gia các dự án số hóa.
Tuy nhiên, theo ông Vũ Văn Tâm, trước đòi hỏi cao hơn về kỹ năng, nhân sự bên cạnh việc đảm bảo công việc chuyên môn hiện tại, còn cần không ngừng học hỏi, tiếp cận kiến thức mới về chuyển đổi số để tiếp tục cống hiến, tránh nguy cơ bị đào thải.
