KPI (Key Performance Indicators – Chỉ số đo lường hiệu suất) là một công cụ quản lý hiệu quả đã trở nên phổ biến tại các nước tiên tiến từ đầu những năm 2000. Tuy nhiên, tại Việt Nam, thông tin về KPI và việc áp dụng công cụ này vẫn còn hạn chế. Nhằm cung cấp thông tin cho độc giả, chúng tôi đã có cuộc trao đổi với bà Lương Thị Thúy Ngân,Giám đốc nhân sự Tổng Công ty Công nghiệp - In - Bao bì Liksin.
Công nhân đang vận hành máy tại Công ty Liksin
° Bà có thể khái quát cơ bản về KPI trong công tác nhân sự?
Bà Lương Thị Thúy Ngân: Theo truyền thống, các DN đặt ra các chỉ tiêu để tất cả CBNV cùng thực hiện và thường tăng lương, thưởng vào dịp cuối năm mà không có những bảng chấm điểm, số liệu đánh giá cụ thể. Điều này không mang lại lợi ích cho DN cũng như người lao động do không đánh giá được chính xác mức độ cống hiến cho công việc của CBNV. KPI chính là chìa khóa giải quyết vấn đề này, hay nói cách khác, KPI là hệ thống các chỉ số đánh giá kết quả công việc nhằm cụ thể hóa năng lực và kết quả làm việc của từng cá nhân. Mỗi chức danh sẽ có bảng mô tả và đánh giá công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng, quý, năm. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt, đào tạo, điều động, đề bạt… cho từng cá nhân.
° Đâu là những nhân tố cần chú ý trong quá trình thiết lập các chỉ tiêu KPI?
- Qúa trình thiết lập các chỉ số KPI phải thực hiện theo quy trình, quy hoạch, có hệ thống và mang tính chi tiết cao. Các chỉ tiêu KPI phải phù hợp với tính chất và mục tiêu công việc khác nhau giữa các phòng ban và đơn vị sản xuất. Do đó, quá trình thiết lập KPI phải có sự bổ sung qua lại và đạt đến sự đồng thuận tuyệt đối trước khi được đưa vào áp dụng trong thực tiễn. Tuy nhiên, chính tính chi tiết cao của các chỉ số KPI cũng gây khó khăn cho các DN trong quá trình xây dựng và áp dụng. Do vậy, các công ty nhỏ thường không chú trọng đến công tác này.
° Bà có thể chia sẻ phương pháp thiết lập KPI tại Liksin?
- Tại Tổng Công ty Liksin, các bảng KPI được thiết kế rất chi tiết và áp dụng cho từng chức danh như: giám đốc, phó giám đốc SX, trưởng phòng, nhân viên (NV) kế toán thanh toán, NV kế toán công nợ, NV marketing, Tổ trưởng SX, công nhân (chỉ tiêu cụ thể theo từng tổ SX)… Các bảng chấm KPI được thiết lập dựa trên các nhân tố: kiến thức, kỹ năng, thái độ và kết quả công việc. Cụ thể, điểm tối đa NV có thể đạt được là 100, bao gồm 15% số điểm nhằm đánh giá khả năng chính (năng lực chuyên môn) và 85% cho kết quả công việc dựa trên những đánh giá được số hóa bằng công thức và số liệu cụ thể. Ngoài ra, NV sẽ nhận điểm thưởng nếu có sáng kiến đóng góp cho sự phát triển chung của công ty.
° Với kết quả chấm KPI, chính sách lương thưởng của công ty được tính như thế nào?
- Nếu đạt 100% điểm KPI, NV sẽ được thưởng thêm 30% tiền lương trực tiếp vào từng tháng trong quý kế tiếp. Các khoản phúc lợi khác như ma chay, cưới hỏi, thai sản… vẫn được đảm bảo. Nói cách khác, thu nhập người lao động nhận được cao hay thấp sẽ do ý thức, trách nhiệm đối với công việc và kết quả làm việc của họ quyết định. Nhằm đảm bảo quá trình chấm KPI được rõ ràng, minh bạch, KPI được chấm theo trình tự: NV tự chấm => quản lý 1 => quản lý 2 và phản hồi kết quả lại cho NV. Ngoài ra, mọi thắc mắc trong công việc chấm KPI được phản hồi đến giám đốc đơn vị hoặc giám đốc nhân sự giải quyết nhằm đảm bảo lợi ích CBNV và các biểu chấm KPI được xem xét điều chỉnh kịp thời cho phù hợp thực tế.
° KPI đã đem lại hiệu quả cho Liksin như thế nào?
- Việc áp dụng KPI khuyến khích NV nâng cao kỹ năng làm việc, hoàn thành công việc được giao với chất lượng tốt hơn và đảm bảo về thời gian, đánh trúng tâm lý và tạo động lực làm việc cho người lao động. Năm 2010, năng suất lao động tại Liksin đã tăng 15%, trung bình sản phẩm hư hỏng do yếu tố con người giảm 20%, sản lượng thành phẩm hộp tăng 41%, thành phẩm nhãn tăng 103%, doanh thu tăng 21,6% (số liệu của đơn vị thành viên Xí nghiệp In Bao bì giấy Liksin). Đó là kết quả rất xứng đáng sau một khoảng thời gian kiên trì thực hiện KPI kết hợp thực hiện hệ thống quản lý tinh gọn LEAN. Nếu KPI được nhân rộng, các DN Việt Nam sẽ ngày càng nâng cao được năng lực cạnh tranh.
LAN HƯƠNG
