… “Trước đây, có ai nghĩ là đến “cửa quan” mà dám đòi hỏi cán bộ phải vui vẻ, niềm nở với mình. Dân muốn chứng một cái giấy, đi xuống phường lên quận năm lần bảy lượt mà xong cũng đã… mừng húm rồi” - bà Nguyễn Thị Hương, phường Bình Thuận, quận 7 nhớ lại…
Người nào việc đó
“Còn hôm nay, loại nào có hướng dẫn đó, cứ chuẩn bị đủ những giấy tờ theo quy định thì khi đưa hồ sơ vào là có ngay mã số. Rồi máy tự động in ra biên nhận, ghi rõ họ tên người nhận hồ sơ, ngày nộp và hẹn ngày trả. Khỏi mất công đi lên đi xuống, khỏi mất công chờ đợi” – bà Hương nói tiếp.
Không phải chỉ bà Hương, những người dân chúng tôi gặp tại văn phòng tiếp nhận hồ sơ của quận, dù công việc của họ có hay chưa có kết quả nhưng ai cũng thừa nhận: Tổ chức bộ máy làm việc ở đây đã rành mạch, người nào việc ấy, không còn tình trạng lộn xộn, dân đến, thấy “người một đống” mà cần việc thì “không biết hỏi ai” như trước nữa.
Ngay như thủ tục xin cấp phép xây dựng vốn được coi là rắc rối, nhiêu khê “hành” là “chính”, thì nay quy trình vừa được niêm yết công khai tại phòng tiếp nhận hồ sơ, vừa được đăng tải trên trang web của quận, trong đó có ghi rõ cần phải đủ 10 loại giấy tờ, có hướng dẫn cụ thể loại nào nộp bản chính, loại nào chỉ cần bản sao và mỗi loại phải nộp bao nhiêu bộ…
Công khai quy trình giải quyết hồ sơ cho dân trên mạng.
Giải thích về việc cải tiến quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của quận, ông Lê Văn Thành, Phó Chánh Văn phòng HĐND – UBND quận 7 cho biết: “Khi tiếp nhận hồ sơ của dân, cán bộ tiếp nhận phải kiểm tra kỹ các loại giấy tờ cần thiết của từng loại hồ sơ, hướng dẫn dân kê khai. Trường hợp hồ sơ chưa hoàn chỉnh thì hướng dẫn bổ sung và chỉ yêu cầu bổ sung một lần. Cuối ngày, cán bộ tiếp nhận phải báo cáo kết quả số lượng tiếp nhận và giao hồ sơ cho Chánh Văn phòng HĐND - UBND. Với quy trình này, ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ cũng phải bố trí lại, người nào việc đó, máy nào người đó. Mỗi cán bộ phụ trách tiếp nhận và trả những loại hồ sơ nhất định như hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ, đăng bộ nhà, xây dựng nhà, cấp số nhà, mua bán nhà, điều chỉnh sau xây dựng, trích lục.... Mỗi cán bộ cũng được chỉ định theo dõi bao nhiêu phường và phường nào cụ thể. Nhờ vậy, về cơ bản đã khắc phục được tình trạng chồng chéo, đùn đẩy giữa người này với người khác, giữa bộ phận này với bộ phận khác, cuối cùng hồ sơ thất lạc chậm trễ lại không biết lỗi của ai.
Để người dân, doanh nghiệp tham gia giám sát, quận cũng công khai niêm yết thời gian giải quyết hồ sơ. Đơn cử, hồ sơ xin cấp phép xây dựng, thời gian giải quyết: 15 ngày làm việc (kể từ ngày nhận đủ hồ sơ). Nếu trong 5 ngày, tổ nghiệp vụ hành chính công kiểm tra hồ sơ chưa đầy đủ, thì có hướng dẫn bằng văn bản với những yêu cầu cụ thể để người dân bổ sung và chỉ bổ sung một lần. Nếu quá 5 ngày mà chưa có ý kiến gì thì coi như hồ sơ hợp lệ, phải giải quyếtù đúng thời gian quy định”.
Khóa được “cửa sau”
Theo ông Thành, với quy trình này, tình trạng hồ sơ đi vào bằng “cửa sau” cũng được ngăn chặn hiệu quả. Mỗi hồ sơ đưa vào để trình lãnh đạo xem xét đều được mã hóa, có ký hiệu cụ thể ngay khi vừa nhận của dân. Nếu không có thì coi như hồ sơ không hợp lệ. Trưởng các phòng ban chuyên môn phải chịu trách nhiệm giải quyết hồ sơ do Tổ tiếp nhận và trả hồ sơ chuyển đến.
Trong trường hợp hồ sơ của dân liên quan đến nhiều phòng ban, thì phòng ban nào chịu trách nhiệm chính phải trực tiếp liên hệ với phòng ban khác để hoàn thành các thủ tục cần thiết. Các phòng ban liên quan được tham gia ý kiến nhưng thời gian xem xét không quá 3 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ. Nếu quá thời hạn trên mà không có ý kiến thì xem như đã đồng ý. Điều này cũng có nghĩa là người dân chỉ cần đến ngày hẹn là lên nhận kết quả, không còn cảnh ôm hồ sơ đi hết phòng này đến phòng kia như trước nữa.
Ông Phan Ngọc Nam, ở phường Tân Phong, khi đến nhận hồ sơ xin phép xây dựng nói: “Trước kia “mỗi phòng nói mỗi kiểu, mỗi ban ra một mẫu”, hễ có việc là bắt dân đi hết phòng này đến ban nọ, chịu không thấu. Nay, chúng tôi chỉ cần biết người tiếp nhận hồ sơ của mình và chỉ hỏi cán bộ ấy cho đến ngày lấy được kết quả. Vậy mới là “một cửa một dấu” chứ!”.
Bà Bùi Thị Loan xin giấy phép xây dựng nhà tại phường Tân Phong cũng cùng một nhận định: “Khi nộp hồ sơ, chỉ cần chuẩn bị đầy đủ theo thông báo; cán bộ tiếp nhận xong là mình có giấy biên nhận, có tên người nhận hồ sơ, có ngày hẹn ngày trả. Lúc đến là có ngay kết quả. Không những thế, ngồi ở nhà vô “nét” coi cũng thấy hồ sơ mình đã “ra” hay chưa nữa đó…”.
Theo Văn phòng HĐND – UBND quận 7, hiện nay có hơn 50 loại hồ sơ liên quan đến dân đều đã được mã hóa đưa lên mạng của quận. Do vậy, người dân quận 7 chỉ cần ngồi nhà vô mạng xem là biết được hồ sơ mình đang được giải quyết hay đã giải quyết xong…
TRẦN TOÀN
