Bài viết “ERP – Chìa khóa tin học hóa doanh nghiệp” của tác giả Hoàng Minh Châu, Giám đốc Công ty FPT TPHCM trên trang “Tri thức - Công nghệ” ngày 23-11-2004 có nhiều thông tin có ích cho các doanh nghiệp (DN). Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra hiện nay là cộng đồng tin học Việt Nam có khả năng làm và triển khai ERP hay không? Một số nhà doanh nghiệp phần mềm đã trình bày cách nhìn của mình về vấn đề này.
NGUYỄN VĂN KHƯƠNG, Giám đốc Công ty Phần mềm EFFECT:
Các giải pháp ERP nội địa có những ưu điểm nổi trội
Ở Việt Nam, những DN có doanh số từ chục tỷ đến dưới 100 tỷ đồng chiếm tỷ lệ rất lớn. Họ cũng cần phải có các hệ thống tin học hóa tổng thể với chi phí trong tầm với của mình.
Hệ thống vi tính để thiết kế mẫu của Công ty Bita’s. Ảnh: VIỆT DŨNG
Về cách thức quản lý DN, câu hỏi đặt ra là: tại sao DN phải thay đổi cách thức quản lý hay rất nhiều quy trình hoạt động đang có hiệu quả của mình để rập khuôn theo cái gọi là “chuẩn mực quốc tế”?
Các quy trình quản trị có sẵn trong các hệ thống ERP tiên tiến hay trong đầu các nhà tư vấn quốc tế chỉ nên mang tính định hướng như các chuẩn mực ISO, mà không thể buộc các DN phải tuân thủ một cách rập khuôn.
Điều này dẫn đến trách nhiệm của các nhà cung cấp giải pháp ERP phần lớn vẫn là: “nắn” phần mềm của mình theo quy trình quản lý của DN hơn là “nắn” hoạt động của DN theo những gì đang có trong phần mềm.
Cách làm thứ nhất mặc dù có ưu điểm là DN có thể có cơ hội để bài bản hóa các quy trình hoạt động của mình nhưng thường khó thực hiện được và ít hiệu quả bởi 2 lý do:
Thứ nhất là rất khó tìm được các hệ thống phần mềm ERP chuyên biệt theo mô hình kinh doanh cụ thể của DN hoặc nếu tìm được thì giá trị phần mềm cũng rất cao, vài trăm ngàn tới hàng triệu USD.
Thứ hai là khi đưa hệ thống vào áp dụng thì cần phải thay đổi quá nhiều trong hoạt động của DN (các quy trình công việc, các mẫu biểu...), cả các quy trình hoạt động liên quan tới đối tác bên ngoài (như: khách hàng, nhà đầu tư, cơ quan thuế...) cũng có thể phải thay đổi. Việc thay đổi nhiều này đôi khi không khả thi vì tốn quá nhiều thời gian và chi phí, thậm chí có thể còn ảnh hưởng đến năng suất lao động vì không tận dụng được các kinh nghiệm đã được DN tích lũy nhiều năm.
Cách làm thứ hai tuy có khó hơn cho nhà cung cấp giải pháp phần mềm, nhưng đổi lại DN sẽ phát huy được những hiệu quả đang có trong hoạt động của mình. Và tất nhiên nếu kết hợp thêm việc cải tiến tối ưu các quy trình bằng cách tham khảo các mô hình quản trị tiên tiến nhân dịp đưa phần mềm vào áp dụng thì hiệu quả áp dụng hệ thống ERP sẽ cao hơn nhiều.
Như vậy, giải pháp cho DN Việt Nam hiện nay là phải kết hợp một cách tối ưu những gì đang là hiệu quả của DN với những gì tiên tiến có sẵn trong hệ thống ERP. Có nghĩa là các phần mềm ERP vẫn phải có tính năng động, biến đổi được theo các quy trình riêng của DN.
Các nhà cung cấp giải pháp ERP và cả các nhà tư vấn giải pháp vẫn phải hiểu được cách quản trị của người Việt Nam trong từng ngành nghề, từng lĩnh vực hoạt động. Về mặt này, chắc chắn các giải pháp ERP nội địa cùng với các nhà cung cấp phần mềm nội địa sẽ có được những ưu điểm nổi trội so của mình với việc triển khai hệ thống ERP từ bên ngoài.
PHÍ ANH TUẤN, Phó Giám đốc Công ty Phần mềm AZ:
Tìm hiểu thông tin đa chiều để có được lựa chọn tốt nhất
Từ thực tiễn triển khai ERP cho các DN trong nước và nước ngoài chúng tôi thấy nổi lên một số vấn đề chính như sau:
- DN phải có được mục tiêu rõ ràng khi mong muốn xây dựng hệ thống tin học hóa: Ngoài việc giúp lựa chọn sản phẩm, điều này còn đảm bảo lãnh đạo đơn vị giữ cam kết trong suốt quá trình thực thi dự án.
- Lựa chọn đúng sản phẩm và nhà triển khai: Tại đây vai trò của nhà tư vấn được thể hiện rõ nét nhất. Giải pháp ở đây là DN có thể chủ động đưa các sản phẩm ERP Việt Nam vào trong danh sách đánh giá thẩm định của nhà tư vấn.
- Lập phương án triển khai rõ ràng, chi tiết: DN cần chuẩn bị cho mình tư tưởng phải thay đổi quy trình hiện tại bằng quy trình quản lý có trong giải pháp ERP. Sẽ xuất hiện sự phối hợp giữa DN, nhà phát triển giải pháp, nhà triển khai giải pháp và nhà tư vấn. Với sản phẩm đã được lựa chọn, nếu đơn vị triển khai có những hiểu biết rất sâu sắc về sản phẩm họ sẽ hướng dẫn, triển khai giúp DN sử dụng tối đa các ưu việt của ERP.
- Chuẩn hóa và chuẩn bị dữ liệu: Một hệ thống ERP chỉ có hữu ích khi số liệu phân tích đưa ra chính xác dựa trên các dữ liệu về nguồn lực DN đã được chuẩn hóa, đúng và đầy đủ.
- Sự tham gia của nhân viên DN trong triển khai ERP: họ phải thay đổi thói quen làm việc tùy tiện thành thói quen làm việc theo quy trình. Lãnh đạo DN cần chú ý tới việc đưa ra các quy chế hành chính để nhân viên tuân theo. Ở đây lại một lần nữa xuất hiện yếu tố tâm lý “tây nói ta nghe” còn “ta nói ta không nghe” dẫn đến tình trạng các giải pháp Việt Nam dễ thất bại hơn các giải pháp từ nước ngoài.
- Hậu mãi sau bán hàng: ERP khi đưa vào hoạt động sẽ là công cụ tham gia điều hành DN. Cần có sự đáp ứng nhanh chóng mỗi khi có sự cố hoặc thay đổi phát sinh. Chi phí cho các dịch vụ này cũng là vấn đề rất lớn vì lúc này DN đã “gắn bó-lệ thuộc” với phần mềm. Trong nhiều trường hợp chi phí này trở nên không kiểm soát. Đây thực sự là một thế mạnh của các giải pháp Việt Nam.
Tóm lại, điều quan trọng nhất là DN sử dụng ERP và lựa chọn giải pháp theo quan điểm “Tỷ suất chi phí/lợi ích thu được”. Việc tìm hiểu thông tin đa chiều sẽ giúp cho DN có được lựa chọn tốt nhất. Đây cũng là nơi thể hiện được “con mắt tinh đời” của DN để không lãng phí nhưng vẫn có hiệu quả cao nhất nâng cao năng lực cạnh tranh.
