Sở Ngoại vụ TPHCM vừa hoàn tất giai đoạn rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính (TTHC) trong lĩnh vực lãnh sự. Kết quả bước đầu cho thấy, có đến 80% TTHC về hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu liên quan đến nước ngoài, trong đó bao gồm chủ yếu là lĩnh vực hợp pháp hóa lãnh sự và hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự - được đề nghị đơn giản hóa theo hướng có lợi nhất cho các cá nhân và tổ chức có yêu cầu thực hiện các TTHC tại Sở Ngoại vụ TPHCM.
Ông Mki Shi Tomo làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Sở Ngoại vụ TPHCM. Ảnh: H.N.
100% hồ sơ giải quyết đúng hẹn
Cầm trên tay tập hồ sơ xin hợp pháp hóa con dấu của Lãnh sự quán Nhật Bản, mặc dù có người phiên dịch đi kèm, song ông Mki Shi Tomo, giáo viên dạy tiếng Nhật vẫn tỏ ra lúng túng vì không biết phải bắt đầu từ đâu. Ngay lúc đó, một nhân viên của Phòng Lãnh sự (Sở Ngoại vụ) tiến lại gần ân cần hướng dẫn cách điền vào mẫu đơn các loại giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng Anh. Không đầy 10 phút sau, bộ hồ sơ của ông được hoàn thành và nộp vào rổ đựng hồ sơ tại quầy số 4. Sau 5 phút, giọng một nữ nhân viên phát qua loa thông báo hồ sơ của ông đã được chấp nhận. Cầm trên tay tấm giấy hẹn đề ngày 12-3 đến nhận kết quả, ông Mki Shi Tomo ngạc nhiên nói qua người phiên dịch: “Nhanh vậy hả”.
Cũng trong sáng 11-3, chúng tôi còn được chứng kiến 3 trường hợp khác cũng ngạc nhiên như ông Mki Shi Tomo khi đến làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Phòng Lãnh sự. Trong đó có trường hợp của chị Nguyễn Thị Lê (phường 11, quận Gò Vấp), đến làm thủ tục hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự giấy khai sinh cho con tên Nguyễn Graassi Nhật Duy mới sinh chưa đầy 4 tháng tuổi. Chị Lê cho biết: “Bố cháu Nhật Duy quốc tịch Thụy Sĩ, nhưng cháu sinh tại Việt Nam. Để làm thủ tục nhận bố, tôi cứ nghĩ sẽ rất phức tạp. Nhưng thật bất ngờ tôi chỉ phải khai theo mẫu đơn với thời gian chưa đến 10 phút là xong. Thời gian giải quyết cũng chỉ mất 1 ngày”. Gặp chúng tôi khi vừa bước ra khỏi cổng Sở Ngoại vụ, chị Lê còn nói với lại: “Chồng tôi bên Thụy Sĩ cũng làm nhà báo. Tôi sẽ kể lại chuyện này cho anh ấy nghe…”.
Theo ông Trần Quang Pháp, Trưởng phòng Lãnh sự, mỗi ngày trung bình có khoảng 300 hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự và hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự. Trong đó, hồ sơ về hợp pháp hóa lãnh sự về đối chiếu chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu với mẫu chữ ký, con dấu của người và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài đã được chính thức thông báo là nhiều nhất. Trong vài năm tới, thủ tục hành chính này sẽ tăng rất nhanh do người nước ngoài đến làm ăn sinh sống tại Việt Nam ngày càng nhiều.
Chính vì vậy, như ông Pháp nói: “Rút ngắn thủ tục và thời gian giải quyết hồ sơ là khâu đột phá trong cải cách TTHC mà lãnh đạo Sở Ngoại vụ hướng đến thực hiện trong nhiều năm qua và bước đầu đạt được kết quả khá tốt với tỷ lệ 100% hồ sơ được giải quyết đúng hẹn. Chúng tôi chưa nghe ý kiến nào của người dân phàn nàn về sự chậm trễ, tắc trách trong TTHC tại Sở Ngoại vụ”.
Đơn giản hóa tối đa TTHC
Đó là mục tiêu mà lãnh đạo Sở Ngoại vụ TPHCM đặt ra trong quá trình thực hiện Đề án 30 về cải cách TTHC. Mặc dù thống kê chỉ có 10 TTHC và đều do bộ ngành trung ương ban hành, song trong giai đoạn rà soát, Sở Ngoại vụ vẫn mạnh dạn kiến nghị đơn giản hóa 8 thủ tục (chiếm 80%). Trong đó, nhiều loại giấy tờ, tài liệu của các nước có ký hiệp định tương trợ tư pháp được kiến nghị sửa đổi, bổ sung theo hướng miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự. Hay các mẫu hồ sơ số 01/HPH-LS và mẫu số 05/HPH theo Thông tư 01/1999/TT-NG ngày 3-6-1999 của Bộ Ngoại giao (Thông tư 01) cũng được sửa đổi theo hướng đơn giản, dễ hiểu và phù hợp với thông lệ quốc tế khi Việt Nam tham gia hội nhập quốc tế.
Để nâng tính pháp lý của các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự, Sở Ngoại vụ còn đề nghị Chính phủ sớm ban hành Nghị định thay thế Thông tư 01 được thực hiện hơn 10 năm nay.
Về thời gian giải quyết hồ sơ, ông Trần Quang Pháp cũng cho biết thêm, nhiều TTHC trong lĩnh vực hợp pháp hóa có số lượng giấy tờ, tài liệu từ 50 loại trở lên theo Thông tư 01 là 10 ngày, thì nay giảm xuống còn 5 ngày. Hay thời gian cấp hộ chiếu ngoại giao và hộ chiếu công vụ cho đối tượng là cán bộ, công chức đi công tác nước ngoài đang được Sở Ngoại vụ áp dụng thời gian cấp trong ngày khi có yêu cầu.
Sắp tới, thủ tục này sẽ được thực hiện qua mạng từ thủ tục viết đơn, điền mẫu, đến cấp hộ chiếu. Đây được coi là bước đột phá trong cải cách TTHC, nhằm hướng đến mục tiêu tối đa hóa sự thuận lợi cho các cá nhân và tổ chức khi tham gia các TTHC thuộc lĩnh vực lãnh sự và ngoại giao.
Hoài Nam
