15 sở ngành, huyện thị tại tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu đã triển khai sử dụng văn phòng điện tử. 4 đơn vị khác sẽ triển khai trong năm 2009. Đây là những nỗ lực đầu tiên trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành chính tại đây, trong một mục tiêu xa hơn: xây dựng tỉnh điện tử. Sau gần 2 năm triển khai, những nỗ lực cải tiến cung cách làm việc ấy đã được nhiều người trong cuộc hưởng ứng.
Đài PTTH tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đang chỉnh lý lại kho tài liệu, công văn giấy tờ trước khi triển khai ứng dụng eOffice. Ảnh: THU HẰNG
Sở Giao thông Vận tải Bà Rịa – Vũng Tàu đã áp dụng phần mềm Văn phòng điện tử (eOffice) của Trung tâm An ninh mạng Bkis (Trường ĐH Bách khoa Hà Nội) vào tháng 11-2007.
Theo ông Nguyễn Như Hải, Chánh văn phòng Sở GT-VT tỉnh, khó khăn lớn nhất đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tin học hóa quản lý hành chính là tâm lý ngại tiếp cận công nghệ và hệ thống mới của mỗi cán bộ công chức. Thế nhưng, với quyết tâm của lãnh đạo sở thì mọi nhân viên đều phải tập làm việc theo một cách làm mới.
Điều đáng mừng là cái cách làm mới đó không quá khó như người ta e ngại ban đầu. Chỉ sau một ngày làm quen, nhiều cán bộ công chức đã có thể thực hiện thành thục các thao tác gửi email (thư điện tử), chat (hội thoại), gửi tài liệu, đăng nhập và tham gia ý kiến tại các chuyên mục dùng chung… Thậm chí, nhiều người có thể tự mày mò làm được các thao tác này mà không cần làm quen, hướng dẫn.
Hiện nay, theo ông Hải, eOffice không chỉ giúp tiết kiệm đến hơn 70% giấy tờ văn phòng phẩm do không cần phải in ra chuyển lên chuyển xuống giữa các phòng ban mà các văn bản, thư mời còn được gửi đến người nhận nhanh chóng hơn. Thậm chí, eOffice còn giúp lãnh đạo kiểm tra giờ giấc làm việc của nhân viên, kiểm tra quy trình văn bản đang “tắc” ở khâu nào để có thể nhanh chóng tháo gỡ.
Bà Lê Thị Hoa, Trưởng phòng CNTT Sở Thông tin - Truyền thông Bà Rịa – Vũng Tàu là một trong những người đầu tiên giới thiệu phần mềm eOffice của Trung tâm An ninh mạng Bkis cho các cấp lãnh đạo của tỉnh nhà lựa chọn. Lợi ích mà công nghệ này đem lại rất lớn không chỉ về tiền bạc, thời gian mà còn huy động được ý kiến thống nhất của nhiều người. Qua thời gian ứng dụng tại đơn vị, chúng tôi không chỉ tiết kiệm được ngân sách, thời gian mà còn nâng cao được ý thức, trách nhiệm của anh em trong thực hiện công việc hàng ngày”, bà Hoa nhận định.
Một cách cụ thể hơn, theo đơn vị sản xuất, eOffice là một dạng văn phòng điện tử có nhiều cấp độ ứng dụng, với nhiều tính năng đa dạng: gửi thông báo tới từng phòng ban, cá nhân; hội thoại, nhắn tin; chỉ đạo xử lý công việc qua mạng; truyền tin, gửi file trực tiếp; lên lịch làm việc, đăng ký lịch họp, nhắc việc, giao việc…
Đặc biệt, trên hệ thống này, người sử dụng cũng có thể xử lý, tạo, duyệt các văn bản, giấy tờ theo những chu trình tự định nghĩa. Đó cũng là lý do eOffice ra mắt từ cuối năm 2005. Tính đến cuối năm 2008, eOffice đã được triển khai tại 214 cơ quan, doanh nghiệp trên toàn quốc.
Theo ông Nguyễn Văn Trừ, Giám đốc Sở Thông tin - Truyền thông tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, mục tiêu tin học hóa tại tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu hiện nay vẫn được triển khai nhắm vào 2 lĩnh vực: một cửa liên thông điện tử và tin học hóa trong quản lý điều hành nội bộ ở các cơ quan Nhà nước.
Đối với mục tiêu thứ nhất, năm 2008 tất cả các thành phố, huyện, thị xã đã được triển khai, năm nay sẽ tiếp tục triển khai đến 82 phường, xã, thị trấn trong toàn tỉnh. Đối với mục tiêu thứ hai, năm nay, 4 đơn vị trực thuộc tỉnh sẽ tiếp tục được triển khai eOffice, để có 19/34 đơn vị triển khai eOffice, tiếp tục mục tiêu xây dựng một tỉnh điện tử, một mục tiêu mà hiện nay trên cả nước chưa tỉnh thành nào làm được.
Hồ Xung
