Các bên gửi đề nghị đến VIAC để VIAC nắm rõ câu chuyện, tìm cách chuyển đề nghị. VIAC không chuyển theo kiểu gửi văn thư ghi nhận “chúng tôi đã nhận được đề nghị, nay chúng tôi chuyển đến quý vị đề nghị đó”. Thay vào đó, VIAC dự kiến chuyển bằng điện thoại, email, đến gặp trực tiếp hoặc mời các bên ngồi lại với nhau để giúp các bên cảm nhận, cân nhắc việc lựa chọn hòa giải.
Sau khi thống nhất, các bên chuyển về thủ tục hòa giải khi đã có thỏa thuận hòa giải. Khi đó bên muốn hòa giải sẽ nộp đơn yêu cầu hòa giải. Lúc này sẽ phát sinh việc nộp phí cho VMC (Trung tâm Hòa giải Việt Nam, trực thuộc VIAC), phải nộp phí đăng ký hòa giải 3 triệu đồng, cùng với đơn và tài liệu. VMC sẽ căn cứ trên biểu phí hòa giải để tính cụ thể.
Ví dụ, vụ tranh chấp của doanh nghiệp (DN) là 1 tỷ đồng thì biểu phí hòa giải là 28 triệu đồng. Lúc này, VMC sẽ yêu cầu bên hòa giải của DN đưa thêm 11 triệu đồng nữa. Với vụ tranh chấp 1 tỷ đồng thì DN chuẩn bị sẵn 17 triệu đồng, trong đó gồm 3 triệu đồng phí đăng ký hòa giải và 14 triệu đồng là một nửa phí hòa giải theo biểu phí. VMC nhận tiền xong sẽ chuyển hồ sơ cho bên kia kèm thông báo về hòa giải, không chuyển tiền. Nếu bên kia không phản ứng gì, hoặc nói “không thích hòa giải, muốn thì cứ kiện”, lúc đó VMC sẽ thông báo chấm dứt thủ tục hòa giải và chỉ giữ lại 3 triệu đồng của bên yêu cầu hòa giải (phí đăng ký hòa giải không hoàn lại trong mọi trường hợp), trả lại 14 triệu đồng phí hòa giải cho DN yêu cầu hòa giải đã nộp, vì hòa giải không thành ngay từ đầu.
