Mới đây, ngày 26-11-2014, Quốc hội đã thông qua Luật Doanh nghiệp (sửa đổi) với nhiều điểm sửa đổi so với Luật Doanh nghiệp 2005. Một trong những điểm mới của Luật Doanh nghiệp (sửa đổi) là quy định về con dấu của doanh nghiệp (DN).
Trước đây, theo quy định tại Điều 36 của Luật DN 2005, mỗi DN phải có con dấu riêng và chỉ có thể sở hữu tối đa 2 con dấu (trong trường hợp được cơ quan cấp dấu cho phép). Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu phải thực hiện theo quy định rất chặt chẽ của Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 24-8-2001 về quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó, một DN sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, kèm theo các thủ tục về việc khắc dấu và đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an xong thì trên thực tế mới chính thức đi vào hoạt động.
Khác với quy định của Luật DN 2005, theo quy định của Luật DN (sửa đổi), cụ thể là theo Điều 44 Luật DN (sửa đổi) thì các DN được toàn quyền quyết định về con dấu của chính DN đó. Theo đó, số lượng con dấu của mỗi DN không hề bị giới hạn, một DN có thể có nhiều con dấu. Hơn nữa hình thức và nội dung của con dấu không hề bị bó hẹp theo một quy định pháp luật nào, DN hoàn toàn có thể quyết định hình dạng con dấu, màu mực, nội dung con dấu với một điều kiện duy nhất đó là con dấu phải có nội dung về tên DN và mã số DN. Cũng theo quy định tại Điều 44 của Luật DN (sửa đổi) thì DN muốn sử dụng con dấu không bắt buộc phải đi đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an như trước đây, mà chỉ cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh và được đăng tải công khai trên cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký DN.
Như vậy, có thể thấy các quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu của Luật DN (sửa đổi) so với Luật DN 2005 có phần thông thoáng hơn và được nới rộng hơn. Các DN ngay sau khi được cấp giấy phép kinh doanh đã có thể chính thức đi vào hoạt động, việc sử dụng con dấu DN không bắt buộc phải trải qua thủ tục đăng ký mẫu dấu mà được trực tiếp sử dụng và chỉ cần thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Hơn nữa các DN có thể tự thiết kế và sáng tạo ra cho mình các mẫu dấu với những phong cách và dấu ấn riêng, từ đó tạo ra sự khác biệt cũng như nâng cao tính cạnh tranh của từng DN. Ngoài ra, thay vì phải kiểm tra trực tiếp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đối với các văn bản có đóng dấu của một DN đối tác, thì giờ đây, các bên hoàn toàn có thể tự tra cứu con dấu trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký DN một cách chủ động hơn.
Tuy nhiên, việc nới rộng quy định về quản lý con dấu này cũng tạo ra nhiều nguy cơ tiềm ẩn. Đó là nguy cơ về việc làm giả con dấu. Vì không có một cơ quan quản lý cụ thể, con dấu hoàn toàn có thể bị làm giả dựa vào các thông tin công bố trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia và không có bất cứ cơ sở nào để kiểm chứng. Hơn nữa, giá trị pháp lý của con dấu sẽ bị giảm mạnh, thay vào đó chữ ký của người có thẩm quyền sẽ là mục tiêu chính khi các bên xem xét giá trị pháp lý của văn bản do một DN phát hành. Việc này dẫn đến nhiều khó khăn cho việc xác định giá trị pháp lý của một văn bản, khi mà hiện nay con dấu chữ ký và chữ ký điện tử đang được sử dụng rất phổ biến trong các giao dịch.
Luật DN (sửa đổi) sẽ có hiệu lực từ ngày 1-7-2015. Do vậy, với quy định mới của Luật DN (sửa đổi) về con dấu DN, các DN cần phải có sự chuẩn bị sớm trong việc quản lý và sử dụng con dấu của mình. Các DN cần nâng cao sự chủ động trong việc tìm hiểu, kiểm tra thông tin về DN đối tác để có thể giảm thiểu tối đa rủi ro trong các giao dịch với các DN khác khi sử dụng con dấu, cũng như có thể tận dụng tối đa con dấu của DN mình như một công cụ để nâng cao uy tín, thương hiệu cũng như mức cạnh tranh của DN.
Luật sư PHAN VŨ TUẤN
(Văn phòng Luật sư PHANS)
