Yếu tố không thể thiếu trong quá trình giải quyết tranh chấp

“Điều khoản lúc nửa đêm”

Có hai loại thỏa thuận trọng tài cơ bản, gồm: điều khoản trọng tài và thỏa thuận giải quyết tranh chấp đã phát sinh bằng trọng tài. Một điều khoản trọng tài hướng đến tương lai, trong khi một thỏa thuận giải quyết tranh chấp đã phát sinh bằng trọng tài lại nhìn về quá khứ. Loại thỏa thuận thứ nhất là loại thông dụng nhất, thường được bao gồm trong thỏa thuận chính giữa các bên và là thỏa thuận sẽ đưa một tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai ra trọng tài. Loại thỏa thuận thứ hai là đưa một tranh chấp đang tồn tại ra trọng tài. 

Hầu hết các vụ kiện trọng tài thương mại quốc tế được tiến hành dựa trên một điều khoản trọng tài trong một hợp đồng thương mại. Những điều khoản này thường là “điều khoản lúc nửa đêm”, tức là điều khoản cuối cùng được cân nhắc đến trong quá trình thương thảo hợp đồng, đôi khi vào đêm muộn hoặc sáng sớm. Việc tranh chấp được giải quyết như thế nào thường không được các bên suy nghĩ đầy đủ (có thể do các bên không bao giờ muốn xảy ra tranh chấp). Kết quả là những thỏa thuận không thỏa đáng và khó thực hiện thường được thống nhất. Ví dụ như lựa chọn sai luật hoặc về địa điểm trọng tài. Nếu một vụ tranh chấp phát sinh cả quá trình tố tụng trọng tài được tiến hành, những vấn đề này theo đó sẽ phải được giải quyết trước khi có thể tiếp tục giải quyết những vấn đề tranh chấp thực sự. 

Trong ấn bản “Trọng tài Quốc tế” do Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam phối hợp với Tổ chức Tài chính Quốc tế thực hiện, đã chỉ rõ hàng loạt các Nghị định thư (Geneva 1923), Công ước quốc tế (Geneva 1927, New York 1958…) về công nhận và cho thi hành thỏa thuận trọng tài quốc tế, cũng như việc thi hành phán quyết trọng tài nước ngoài. Do vậy, tác động của những công ước này và những điều ước khác về trọng tài, dù là quốc tế hay khu vực, là để tạo ra một bộ yêu cầu cho một thỏa thuận trọng tài quốc tế; đồng thời chỉ ra những thước đo điều chỉnh sự vận hành của thỏa thuận trọng tài.

Theo công ước, mỗi quốc gia thành viên có nhiệm vụ phải công nhận và trao hiệu lực cho một thỏa thuận trọng tài khi những yêu cầu sau được đáp ứng: thỏa thuận đó được lập bằng văn bản; thỏa thuận về những tranh chấp đang tồn tại hoặc có thể phát sinh trong tương lai; những tranh chấp này phát sinh từ một quan hệ pháp luật xác định, dù có phải quan hệ hợp đồng hay không; chúng liên quan đến một vấn đề có thể giải quyết bằng trọng tài. 

Giá trị pháp lý

Tất cả các công ước quốc tế về trọng tài được đề cập đến đều yêu cầu rằng, một thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài cần phải được lập bằng văn bản. Lý do cần có yêu cầu này là quá rõ ràng. Một thỏa thuận trọng tài hợp lệ sẽ loại trừ thẩm quyền của tòa án quốc gia và đồng nghĩa rằng, mọi tranh chấp giữa các bên cần phải được giải quyết bằng một phương thức giải quyết tranh chấp tư, mà cụ thể là trọng tài. Đây là bước đi ngày càng được chú trọng, phổ biến. Một thỏa thuận được coi là bằng văn bản nếu nội dung của nó được ghi chép lại bằng bất cứ hình thức nào, dù thỏa thuận trọng tài hoặc hợp đồng đó được xác lập bằng lời nói, bằng hành động hoặc bằng bất cứ phương thức nào khác. Thêm nữa, yêu cầu được lập bằng văn bản đối với một thỏa thuận trọng tài được lập bằng phương tiện liên lạc điện tử sẽ được coi là được đáp ứng, nếu thông tin trong đó có thể truy cập được và sau đó có thể sử dụng để dẫn chiếu. Ngoài ra, một thỏa thuận trọng tài cũng được coi là bằng văn bản nếu như thỏa thuận đó được bao gồm trong việc trao đổi đơn khởi kiện và bản tự bảo vệ, mà theo đó sự tồn tại của một thỏa thuận trọng tài được khẳng định bởi một bên và không phủ định bởi bên còn lại. 

Tuy nhiên, trong khi những yêu cầu về hình thức có thể được nới lỏng, thì yêu cầu cần phải có ít nhất một bản ghi chép ổn định là gần như không thể thiếu (sau đó có thể sử dụng dẫn chiếu), để từ đó có thể lập ra một bản sao chép bằng văn bản. Đạo luật Tư pháp Quốc tế 1987 của Thụy Sĩ nêu một cách đơn giản: “Về hình thức, một thỏa thuận trọng tài sẽ hợp thức nếu được lập bằng văn bản, điện tín, telex, fax hoặc bất kỳ hình thức liên lạc nào khác cho phép tạo thành chứng cứ văn bản”. Hơn nữa, khi một bên tham gia vào quá trình tố tụng trọng tài mà không phản đối sự tồn tại của thỏa thuận trọng tài, bên đó sẽ theo trình tự thông thường bị ràng buộc bởi sự đồng tình ngầm định. Trong luật trọng tài hiện đại, trên thực tế nội dung đã chiến thắng hình thức: chỉ cần có một bằng chứng bằng văn bản về một thỏa thuận giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, hình thức mà thỏa thuận đó được ghi lại là không quan trọng.

Tuy vậy, trên thực tế ngay cả các tòa án có nền tài phán đã quen thuộc với trọng tài quốc tế, đôi khi vẫn từ chối cho thi hành thỏa thuận trọng tài không bằng văn bản, không có chữ ký của các bên; và cũng không có trong những trao đổi liên lạc giữa họ. Thêm nữa, một thỏa thuận trọng tài được coi là hợp lệ bởi một hội đồng trọng tài hoặc tòa án của quốc gia, vẫn có thể bị tuyên là vô hiệu ở tòa án quốc gia nơi thi hành phán quyết. Ví dụ như, Tòa phúc thẩm Na uy đã từ chối công nhận một phán quyết được lập tại London, bởi việc trao đổi thư điện tử; vì theo quan điểm của tòa, nó không thỏa mãn yêu cầu bằng văn bản nêu tại Điều II Công ước New York.