Biến hồ sơ lưu trữ thành nguồn lực dữ liệu phục vụ người dân

Dữ liệu phải được kết nối, chia sẻ

- PHÓNG VIÊN: TPHCM đặt ra yêu cầu số hóa lượng lớn hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1975 đến tháng 6-2025. Mục đích cốt lõi của việc số hóa là gì, thưa đồng chí?

- Đồng chí PHẠM THỊ THANH HIỀN: Từ yêu cầu thực tiễn sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy và vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, Sở Nội vụ xác định công tác số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ cấp thiết và có ý nghĩa lâu dài đối với công tác quản lý nhà nước của thành phố.

Sau sắp xếp, khối lượng tài liệu thành phố đang quản lý rất lớn, trên 227.303m giá tài liệu, hình thành qua nhiều thời kỳ và từ nhiều cơ quan, đơn vị. Đây là nguồn dữ liệu có giá trị rất lớn, không chỉ phục vụ công tác lưu trữ mà còn liên quan trực tiếp đến quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của cơ quan nhà nước cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp.

Chúng tôi xác định số hóa không đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành tài liệu điện tử, mà phải hình thành cơ sở dữ liệu lưu trữ số thống nhất, có khả năng quản lý, tra cứu, khai thác và kết nối trong toàn thành phố. Đây là một trong những nhiệm vụ cụ thể để thực hiện mục tiêu cải cách hành chính, chuyển đổi số, xây dựng chính quyền số và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ đã chủ động nghiên cứu, tham mưu UBND TPHCM xây dựng và ban hành Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn TPHCM (giai đoạn từ năm 1975 đến ngày 30-6-2025). Cùng với đó, tham mưu các kế hoạch, giải pháp và lộ trình triển khai cụ thể để các cơ quan, đơn vị thống nhất thực hiện.

- Thành phố đặt ra những yêu cầu gì để số hóa không dừng ở việc "quét" tài liệu mà hình thành dữ liệu đầy đủ, chính xác, dễ tìm kiếm và sử dụng?

- Đây là vấn đề mà Sở Nội vụ đặc biệt quan tâm khi tham mưu UBND TPHCM triển khai đề án. Quan điểm của Sở Nội vụ là số hóa không phải chỉ để “quét” tài liệu, mà phải tạo ra dữ liệu có giá trị sử dụng. Nếu chỉ chuyển tài liệu giấy thành các tệp điện tử mà không được chuẩn hóa, không có cấu trúc và không thể tìm kiếm, khai thác thì hiệu quả của việc số hóa sẽ rất hạn chế. Do đó, trong quá trình tham mưu UBND TPHCM, Sở Nội vụ đã xác định và hướng dẫn thống nhất các yêu cầu từ khâu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng.

Trước hết, phải rà soát, thống kê, phân loại, chỉnh lý và xác định chính xác thành phần, khối lượng tài liệu trước khi số hóa. Tiếp đó, thống nhất về quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn kỹ thuật, cấu trúc dữ liệu, phương thức đặt tên, lập chỉ mục và liên kết giữa dữ liệu với tài liệu số hóa. Đặc biệt, Sở Nội vụ yêu cầu kiểm soát cả chất lượng tài liệu sau số hóa và khả năng khai thác dữ liệu, chứ không chỉ kiểm tra việc đã quét đủ số lượng trang hay chưa. Mục tiêu cuối cùng, khi dữ liệu được đưa vào hệ thống, cán bộ có thể tìm kiếm nhanh, khai thác thuận tiện, dữ liệu có thể kết nối và chia sẻ theo thẩm quyền. Qua đó, thực sự phục vụ công tác quản lý, điều hành và giải quyết công việc.

Gắn trách nhiệm người đứng đầu

- Thành phố đặt mục tiêu hoàn thành số hóa 100% tài liệu lưu trữ trong 3 năm gần nhất trước ngày 30-9-2026. Đâu là những công việc cần tập trung để hoàn thành đúng tiến độ?

- Để bảo đảm mục tiêu này, Sở Nội vụ hướng dẫn các sở, ban, ngành, phường, xã, đặc khu xây dựng kế hoạch thực hiện và tổ chức rà soát, thống kê khối lượng tài liệu chỉnh lý, lựa chọn tài liệu đủ điều kiện để số hóa. Sở Nội vụ đã đưa ra giải pháp thực hiện hoàn thành số hóa 100% tài liệu lưu trữ trong 3 năm gần nhất. Trong đó, yêu cầu các đơn vị tập trung vào những công việc then chốt như: rà soát, thống kê, xác định khối lượng tài liệu; chỉnh lý theo đúng quy định; lập dự toán kinh phí; lựa chọn đơn vị có đủ năng lực thực hiện; tổ chức số hóa và nghiệm thu sản phẩm nhằm bảo đảm mục tiêu hoàn thành theo đúng thời hạn thành phố đề ra.

Xác định rõ tiến độ rất quan trọng, nhưng chất lượng dữ liệu và hiệu quả khai thác sau số hóa còn quan trọng hơn. Vì vậy, Sở Nội vụ sẽ tham mưu UBND TPHCM kiểm soát chặt chẽ cả hai yêu cầu này và tiếp tục theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra tiến độ thực hiện, giúp các cơ quan, đơn vị tháo gỡ khó khăn đối với những nội dung vượt thẩm quyền.

Thành phố chấp nhận chi đầu tư với kinh phí lớn hôm nay để tạo dựng một hạ tầng dữ liệu có giá trị lâu dài cho tương lai nhằm mục đích chuyển nguồn tài liệu lưu trữ hình thành qua nhiều thời kỳ thành nguồn lực dữ liệu phục vụ quản trị thành phố, phục vụ người dân, doanh nghiệp.

PHẠM THỊ THANH HIỀN, Giám đốc Sở Nội vụ TPHCM

- Với vai trò là cơ quan chủ trì, Sở Nội vụ làm sao để đảm bảo quy trình, tiêu chuẩn và chất lượng số hóa? Sản phẩm cuối cùng của Đề án sẽ tạo ra những thay đổi cụ thể gì?

- Với vai trò là cơ quan chủ trì, Sở Nội vụ sẽ tham mưu UBND TPHCM thống nhất quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu về dữ liệu; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp tiến độ nhằm kịp thời tháo gỡ khó khăn trong quá trình thực hiện. Chủ trì, phối hợp để bảo đảm dữ liệu sau số hóa không bị phân tán, có thể tìm kiếm, khai thác, kết nối và sử dụng hiệu quả.

Tuy nhiên, Sở Nội vụ không thể làm thay trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị, địa phương cần có sự phối hợp, trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức triển khai Đề án một cách thống nhất, đồng bộ và có kiểm soát từ thành phố đến cơ sở. Do đó, các sở, ban, ngành phải chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo và tổ chức số hóa đối với hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý của đơn vị, từ rà soát, thống kê, chỉnh lý, lựa chọn tài liệu đến tổ chức số hóa, kiểm tra và nghiệm thu; chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng dữ liệu và hiệu quả sử dụng kinh phí.

Sở Nội vụ đề nghị UBND phường, xã, đặc khu quan tâm, xác định đầy đủ khối lượng tài liệu, tổ chức chỉnh lý, số hóa, kiểm tra chất lượng và nghiệm thu theo đúng hướng dẫn của thành phố. Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm về kết quả số hóa của địa phương, không khoán trắng cho đơn vị làm dịch vụ. Bảo đảm sử dụng hiệu quả kinh phí thực hiện và sản phẩm sau số hóa có khả năng tìm kiếm, khai thác, kết nối thông suốt, đồng bộ; không để dữ liệu sau số hóa bị phân tán, “kho dữ liệu đóng” mà từng bước kết nối với hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử dùng chung của thành phố.

Khi đề án hoàn thành, đây sẽ là một nguồn dữ liệu quan trọng phục vụ cải cách hành chính, chuyển đổi số và xây dựng chính quyền số của TPHCM, tạo được một nền tảng dữ liệu lưu trữ số có giá trị, sử dụng lâu dài và phục vụ hiệu quả cho chính quyền, người dân và doanh nghiệp.