Vừa qua, khi nộp hồ sơ cho con vào học lớp 1, tôi gửi bản sao từ bản chính có công chứng giấy khai sinh của con nhưng người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu phải nộp bản sao chính thức của giấy khai sinh do UBND phường cấp. Tôi nói rằng, về nguyên tắc, bản sao này và bản sao y có công chứng là có giá trị như nhau, nhưng nhà trường vẫn yêu cầu tôi phải bổ sung bản sao khác và khẳng định đó là quy định của UBND phường.
Đây không phải là trường hợp cá biệt. Một số cơ quan khác có khi còn yêu cầu khi nộp bản sao có công chứng thì phải nộp kèm bản chính để đối chiếu hoặc chỉ được nộp bản sao đã được công chứng trong vòng 6 tháng. Việc yêu cầu có bản chính để đối chiếu chẳng khác nào các cơ quan này không tin tưởng vào sự công chứng, chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hay việc đòi hỏi văn bản phải được sao trong vòng 6 tháng là vi phạm Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 và Thông tư 03/2008/TT-BTP ngày 25-8-2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Đó là chưa kể, có cơ quan buộc người dân đến chứng thực phải photocopy tại cơ quan mình và không chấp nhận bản photocopy ở nơi khác. Như vậy, liên quan đến việc nộp bản sao, có rất nhiều kiểu làm khó người dân của không ít cơ quan công quyền.
Trên thực tế, Chính phủ đã ban hành các quy định để hạn chế tình trạng làm khó dân này. Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã quy định, các cá nhân, tổ chức khi trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính thì các giấy tờ trong thành phần hồ sơ có thể là bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu. Như vậy, các đòi hỏi trái quy định này chẳng những không phù hợp quy định của pháp luật mà còn tạo ra sự tốn kém không nhỏ cho người dân và xã hội.
Theo thống kê, hàng năm cả nước có 100 triệu bản sao được chứng thực. Trong số này, có một số bản sao không được sử dụng, đó là bản được lưu lại tại cơ quan đã chứng thực, bản sao không dùng sau 6 tháng. Như vậy, có sự lãng phí không nhỏ cho từng cá nhân đã thực hiện việc chứng thực, các cơ quan sao và nhận bản sao, cũng như toàn xã hội, cả về tiền của, giấy tờ và thời gian. Bên cạnh đó, chính điều này cũng gây khó khăn, phiền hà cho người dân và doanh nghiệp.
Cũng phải xác định rằng công tác chứng thực và quản lý các bản sao hiện nay có một số bất cập. Đó là việc một số giấy tờ giả vẫn “lọt” qua các cơ quan chứng thực để hợp thức hóa các bản sao đó trở thành một loại giấy tờ hợp pháp. Đó là việc chứng thực qua loa, tùy tiện của một số cá nhân có thẩm quyền để chứng thực không đúng thẩm quyền hoặc có sai sót. Đó là việc làm giả các bản sao - trên thực tế bản chính vẫn còn bị làm giả thì bản sao khó tránh bị giả mạo.
Ngày 20-6-2014, Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị 17/CT-TTg yêu cầu chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính. Đây là sự chấn chỉnh cần thiết, nhưng để đạt hiệu quả, trên thực tế cần có sự kiểm tra, rà soát quyết liệt của các cơ quan có thẩm quyền. Chẳng hạn, ngành dọc của cơ quan tư pháp từ bộ đến sở, phòng phải kiểm tra thấu đáo việc sao y, chứng thực trong hệ thống của mình; UBND các cấp phải quán triệt trong đội ngũ cán bộ công chức về tăng cường trách nhiệm trong việc chứng thực; chấn chỉnh việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.
Việc giảm yêu cầu không chính đáng về bản sao là một biểu hiện tích cực trong cải cách hành chính, đồng thời giảm phiền hà cho nhân dân và giảm sự lãng phí cho toàn xã hội. Việc giảm yêu cầu về bản sao còn có ý nghĩa gián tiếp trong việc xây dựng nền hành chính trong sạch, hiệu quả, góp phần tác động đến việc nâng cao trách nhiệm toàn diện của đội ngũ cán bộ công chức, bởi bớt yêu cầu về giấy tờ tức là phải cẩn trọng hơn, trách nhiệm hơn, sát dân hơn...
VÂN TÂM (quận 3, TPHCM)
