Do họp hội diễn ra thường xuyên và triền miên nên quỹ thời gian họp hội quá nhiều, những người lãnh đạo phải dự hết cuộc họp dài này đến cuộc họp khác.
Nhiều quan chức vì quá bận họp nên ít còn thời gian đi cơ sở, dẫn tới không sâu sát. Ngoài ra, có những cuộc hội họp còn có liên hoan, tiệc tùng, gây lãng phí thời gian và tiền của, ảnh hưởng đến chất lượng lãnh đạo, quản lý.
Vì vậy cần thiết phải giảm họp, hội nghị, hội thảo, nếu không có ý nghĩa thiết thực. Người tổ chức phải tính trước sự tham gia và chất lượng phát biểu của đại biểu mà chuẩn bị buổi họp cho hợp lý.
Tránh tình trạng vấn đề cần “thảo” thì ít mà tổ chức “hội” lớn, cốt phô trương thanh thế, làm lãng phí thời gian và tiền của. Khi thấy vấn đề thực sự cần họp thì mới tổ chức để cuộc họp diễn ra nghiêm túc và có ý nghĩa.
Quang cảnh một cuộc họp Cũng cần tránh những vấn đề lẽ ra nên có ý kiến của nhiều người, nhiều giới, thì lại tổ chức sơ sài, khách mời chỉ là những người ít am tường về lĩnh vực đó, khiến các ý kiến của họ không có sự nghiên cứu đầy đủ, làm cuộc họp không đúc kết được ý nghĩa cần thiết.
Điều rất quan trọng là người dự họp nhất thiết phải đến đúng giờ để cuộc họp không mất thời gian “chết” vô ích. Ban tổ chức, chủ tọa cần định trước thời gian để người trình bày không nói quá lâu, tránh nội dung trình bày trở nên dài dòng, loãng và càng về cuối người nghe càng ít chú ý, có thể bỏ sót nội dung quan trọng.
Trong các hội thảo, đại biểu thường đã được gửi văn bản trước, vì vậy khi phát biểu nên đi sâu vào những nội dung cần thiết, xoáy vào trọng tâm và những dẫn chứng cụ thể có sức thuyết phục, chứ không phải diễn giải một cách chung chung.
Những định nghĩa, giải thích mặc nhiên thì không cần nhắc lại; những nội dung đã có trong văn bản gửi trước thì không lặp lại mà nên mở rộng những điểm chủ yếu khác hoặc giải thích rõ hơn. Những ý kiến của người trình bày sau nếu trùng lắp với ý kiến của người nói trước cũng cần tránh nói lại để đỡ mất thời gian.
