Điện tử hóa các văn bản hành chính

Dù chỉ mới 15 ngày đầu áp dụng văn bản điện tử trong hoạt động tại các cơ quan hành chính theo Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22-5-2012 của Thủ tướng Chính phủ, song Phó Giám đốc Thường trực Sở Nội vụ TPHCM Lê Hoài Trung cho biết đã có những kết quả rất tích cực, khẳng định xu thế mới trong tiến trình cải cách thủ tục hành chính của một nền hành chính công chuyên nghiệp, hiện đại. Ông Lê Hoài Trung nói:

Chỉ riêng việc cung cấp các văn bản luật, nghị định, thông tư, các văn bản chỉ đạo của UBND TP xuống các sở ban ngành, UBND các quận huyện dưới dạng văn bản điện tử thay cho sao, in gửi đến các đơn vị như trước, đã tiết kiệm rất lớn chi phí giấy, mực, vận chuyển… Qua đây còn giúp công tác điều hành của lãnh đạo TP được nhanh chóng, kịp thời hơn.

- Phóng viên: Thế nhưng, việc sử dụng hộp thư điện tử tại các cơ quan hành chính hiện nay chưa được chú trọng. Điều này có gây khó khăn cho việc áp dụng văn bản điện tử, thưa ông?

>> Ông LÊ HOÀI TRUNG: Thời gian qua, TPHCM đã đầu tư cấp gần 10.000 hộp thư điện tử cho cán bộ, công chức. Tuy nhiên, chưa đến 70% cán bộ, công chức và lãnh đạo các cấp sử dụng thường xuyên thư điện tử. Điều này không chỉ gây lãng phí đầu tư, mà còn làm giảm hiệu quả hoạt động trong xử lý công việc hàng ngày. Tới đây, khi chúng ta áp dụng rộng rãi văn bản điện tử trong hoạt động tại các cơ quan hành chính, sẽ bắt buộc cán bộ, công chức và lãnh đạo các cấp phải thường xuyên sử dụng thư điện tử.

- Điều kiện để áp dụng văn bản điện tử tại các cơ quan hành chính hiện nay là chưa bảo đảm?

Để điện tử hóa các văn bản hành chính cần phải có hộp thư điện tử và chữ ký số. Do chữ ký số chưa phổ biến, nên thời gian qua văn bản chỉ đạo của UBND TP và nhiều loại văn bản khác chưa được áp dụng văn bản điện tử. Sắp tới, khi chữ ký số được áp dụng rộng rãi, tất cả các văn bản, kể cả thư mời họp, lịch công tác, báo cáo tuần… của Văn phòng UBND TP gửi các sở ban ngành, UBND các quận huyện và ngược lại đều thực hiện bằng văn bản điện tử.

- Theo ông, đâu là trở ngại lớn nhất khi áp dụng văn bản điện tử tại các cơ quan hành chính?

Theo tôi, trở ngại lớn nhất là tính minh bạch và công khai các văn bản hành chính đến người dân. Để mọi người và nhất là báo chí có thể tiếp cận các văn bản hành chính, các cơ quan Nhà nước phải thiết lập một cơ chế và địa chỉ cung cấp thông tin rõ ràng để mọi người có thể truy cập vào bất cứ lúc nào. “Kho” văn bản hành chính này phải được công khai, hướng dẫn rộng rãi tại các địa điểm làm thủ tục hành chính, thay cho việc niêm yết như trước kia. Việc áp dụng văn bản điện tử còn đòi hỏi cán bộ, công chức và lãnh đạo các cấp sử dụng có hiệu quả trang thiết bị được trang bị, nhất là thư điện tử.

- Ông có đánh giá gì về kết quả của chương trình hiện đại hóa hành chính mà TPHCM thực hiện thời gian qua?

Thực hiện Quyết định 27/2012 của UBND TPHCM về “Chương trình phát triển công nghệ thông tin - truyền thông giai đoạn 2011-2015”, hạ tầng thông tin của TP được củng cố và tăng cường. Hiện UBND các quận huyện đã đưa vào hoạt động hệ thống ki ốt tra cứu thông tin điện tử, để người dân có thể tra cứu thông tin trực tiếp. Hay việc áp dụng các dịch vụ công trực tuyến, hệ thống một cửa điện tử, hệ thống mạng metronet… gắn với cơ chế một cửa, một cửa liên thông đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân trên tất cả các lĩnh vực. Kết quả này làm cơ sở đánh giá công tác cải cách hành chính của TP đã có những bước tiến quan trọng, góp phần xây dựng nền hành chính công theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dân.

Hoài Nam (thực hiện)