Để bảo đảm nguồn thông tin có tính chính xác đối với các loại giấy tờ có nguồn gốc từ nước ngoài và các tài liệu xuất phát từ Việt Nam ra nước ngoài, cũng như tạo môi trường giao lưu lành mạnh, pháp luật nước ta có quy định về vấn đề chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nêu rõ: “Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam, để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài”. Và “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.
Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền thực hiện việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp lãnh sự ở nước ngoài. Trong nước, cụ thể hơn là Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TPHCM là những cơ quan được Bộ Ngoại giao giao thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Các sở, phòng, bộ phận ngoại vụ của các các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả.
Cá nhân, tổ chức có thể đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần phải có giấy ủy quyền. Việc đề nghị này có thể được thực hiện bằng cách nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua đường bưu điện. Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự bao gồm: tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu; giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) nếu nộp qua đường bưu điện phải nộp thêm một bản photocopy giấy tờ tùy thân không cần phải chứng thực; giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự. Đối với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, hồ sơ bao gồm: tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự; giấy tờ tùy thân như trường hợp chứng nhận lãnh sự; giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan đại diện ngoại giao của nước có giấy tờ, tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự; bản dịch các giấy tờ, tài liệu đó sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Thời hạn giải quyết và trả kết quả cho việc chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự nêu trên là 1 ngày làm việc, nếu hồ sơ có hơn 10 giấy tờ thì thời hạn có thể nhiều hơn nhưng không quá 5 ngày làm việc.
Luật sư NGUYỄN ĐỨC HOÀNG
(Văn phòng luật sư PHANS)
