Hộ kinh doanh mới - Làm đúng từ đầu, tránh rủi ro về thuế

Sổ tồn kho rất cần thiết

Chị Nguyễn Thị Thu Huyền, một hộ kinh doanh mới tại TP Hải Phòng, đang lo lắng vì chưa thành thạo việc xuất hóa đơn, dẫn đến số lượng hàng hóa thực tế trong kho không khớp với số liệu trên hóa đơn đã phát hành. Trong khi đó, anh Nguyễn Đình Phong ở TP Hà Nội đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.

Khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra sổ sách và hàng hóa thực tế, anh mới nhận ra bất cập do không theo dõi tồn kho và sử dụng tài khoản cá nhân cho một số giao dịch kinh doanh. Sau thời gian dài, nhiều khoản thu chi, anh Phong không còn nhớ rõ để giải trình.

Chị Huyền và anh Phong không phải những trường hợp cá biệt. Theo các chuyên gia thuế, đây là tình trạng khá phổ biến ở các hộ kinh doanh mới thành lập hoặc chưa xây dựng được thói quen quản lý sổ sách, hàng hóa và dòng tiền.

Theo TS Nguyễn Hồng Trang, Giám đốc đại lý thuế Linh Phong, dù pháp luật hiện chưa bắt buộc hộ kinh doanh nhóm 1 (doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm) và nhóm 2 (doanh thu từ 1 tỷ đồng đến 50 tỷ đồng/năm) phải lập sổ tồn kho. Các hộ kinh doanh ở các nhóm này chủ yếu lập sổ theo dõi doanh thu.

Tuy nhiên, kể từ 1-1-2026, khi áp dụng cơ chế kê khai thuế, việc chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh không còn đơn giản như trước. Cụ thể, khi chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế có thể yêu cầu đối chiếu sổ doanh thu với lượng hàng tồn kho để xác định hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế hay chưa. Nếu không theo dõi tồn kho, hộ kinh doanh sẽ khó chứng minh số hàng chưa bán, từ đó có nguy cơ bị ấn định hoặc truy thu thuế nếu không giải trình được.

Theo TS Nguyễn Hồng Trang, với cách ghi chép thủ công, hộ kinh doanh khó có thể quản lý đầy đủ hàng tồn. Vì vậy, nên sử dụng các phần mềm hoặc công cụ quản lý bán hàng, vừa ghi nhận doanh thu vừa quản lý tồn kho là giải pháp rất hữu hiệu. Ngoài sổ sách, một câu chuyện khác cũng cần được quan tâm là dòng tiền. Chuyên gia lưu ý hộ kinh doanh phải dùng tài khoản hộ kinh doanh để thực hiện các giao dịch. Dòng tiền phải tương ứng doanh thu bán ra.

Đã nộp thuế quý 1, phải làm sao?

Ngày 29-4-2026, Chính phủ ban hành Nghị định 141/2026/NĐ-CP, sửa đổi Nghị định 68/2026/NĐ-CP, theo đó nâng ngưỡng doanh thu được miễn thuế của hộ kinh doanh từ 500 triệu đồng lên 1 tỷ đồng/năm. Tuy nhiên, thời điểm nghị định được ban hành, nhiều hộ kinh doanh có doanh thu từ trên 500 triệu đồng đến 1 tỷ đồng/năm đã hoàn tất kê khai, nộp thuế quý 1-2026 theo quy định trước đó. Vì vậy, việc xử lý số tiền thuế đã nộp và nghĩa vụ kê khai trong các quý tiếp theo đang là vấn đề được nhiều hộ quan tâm.

Theo TS Nguyễn Hồng Trang, việc đầu tiên các hộ cần làm là gửi văn bản đến cơ quan thuế đề nghị hủy tờ khai thuế quý 1 đã nộp theo quy định cũ. Đối với số tiền đã nộp, hộ kinh doanh cũng cần thực hiện thủ tục đề nghị hoàn trả theo quy định.

Theo các chuyên gia, trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng minh bạch và chặt chẽ hơn, các hộ kinh doanh mới thành lập cần xây dựng thói quen quản lý sổ sách, chứng từ và dòng tiền ngay từ đầu để hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động. Thực tế, nhiều hộ kinh doanh thuộc nhóm 1 vẫn có tâm lý chủ quan vì cho rằng không phát sinh nghĩa vụ thuế.

Tuy nhiên, công tác kế toán và quản lý chứng từ vẫn rất quan trọng. Chẳng hạn, các hộ kinh doanh dịch vụ đặt phòng khách sạn hoặc vé máy bay thường có dòng tiền qua tài khoản rất lớn do bao gồm toàn bộ tiền vé, tiền phòng của khách hàng, trong khi doanh thu thực tế chỉ là phần hoa hồng được hưởng. Nếu không có sổ sách đầy đủ để giải trình, doanh thu có thể bị xác định cao hơn thực tế.