Cụ thể, các cơ quan, tổ chức phải rà soát, kết thúc sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến; đồng thời đóng dấu hoàn tất tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu cho cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu.
Các cơ quan, tổ chức được thành lập sau khi sắp xếp phải ban hành quy chế công tác văn thư theo Nghị định 30/2020 và hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Quy chế cần quy định cụ thể về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập sổ đăng ký mới, mở mới hệ thống số, ký hiệu văn bản đi – đến, bắt đầu từ số 01.
Về công tác lưu trữ, Chủ tịch UBND TPHCM yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu từ các sở, ngành tương ứng của tỉnh Bình Dương (cũ) và Bà Rịa - Vũng Tàu (cũ); hồ sơ, tài liệu vẫn tiếp tục được bảo quản bảo đảm an toàn. Đặc biệt là phối hợp Sở Nội vụ xây dựng và trình UBND TPHCM việc chỉnh lý, tu bổ, phục chế và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
Chủ tịch UBND phường, xã, đặc khu tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ đơn vị hành chính cũ và có kế hoạch, quy chế khai thác phù hợp để phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Chủ tịch UBND TPHCM cũng yêu cầu Giám đốc Trung tâm Chuyển đổi số TPHCM chuẩn bị máy chủ, hạ tầng lưu trữ, đảm bảo an toàn thông tin; xây phương án tích hợp, sử dụng dữ liệu dùng chung, đảm bảo kết nối liên thông phục vụ hệ thống chính trị, cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Chủ tịch UBND TPHCM giao Giám đốc Công an TPHCM hướng dẫn giải mật, bảo quản, bàn giao tài liệu mật, thiết bị lưu trữ bí mật; đảm bảo an ninh, phòng cháy nổ tại các kho lưu trữ tạm trong quá trình sắp xếp. Đặc biệt là việc điều tra, xử lý nghiêm các trường hợp cố tình chiếm đoạt, hủy hoại, mua bán hoặc chuyển giao tài liệu trái phép.
