Giải quyết hồ sơ hành chính nhanh hơn nhờ ủy quyền

Nâng cao chất lượng phục vụ

Ngày 23-9, bà Nguyễn Bích Loan (ngụ phường Phú Thạnh) đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Phú Thạnh chứng thực chữ ký để hoàn thiện hồ sơ hưởng chế độ tử tuất. Khi đến số thứ tự, công chức phường tiếp nhận hồ sơ của bà rồi kiểm tra, ký chứng thực và trả ngay kết quả. Bà Loan chỉ mất khoảng 15 phút cho cả quá trình đó. “Tôi thấy thời gian chứng thực nhanh hơn trước nhiều, mà cán bộ, công chức phường cũng đón tiếp rất nhiệt tình”, bà Loan nói.

Bà Phạm Thị Bích Hà cũng chỉ mất 17 phút từ khi tới Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Phú Thuận chứng thực hồ sơ xin việc đến khi nhận hồ sơ ra về. Có kết quả trên là nhờ Chủ tịch UBND phường Phú Thuận đã ủy quyền cho Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường và 2 công chức của trung tâm ký một số nội dung thuộc lĩnh vực tư pháp hành chính. Việc công chức được ủy quyền ký giấy tờ chứng thực bản sao từ bản chính đã giúp đẩy nhanh tiến độ giải quyết hồ sơ cho người dân. Trung bình, hồ sơ chứng thực bản sao rút ngắn được tới 80% thời gian giải quyết.

Tại phường Phú Thạnh, trước khi thực hiện ủy quyền, trung bình mỗi ngày, lãnh đạo UBND phường Phú Thạnh ký khoảng 150 lượt hồ sơ sao y, chứng thực với gần 700 bản, có ngày phát sinh hơn 1.000 bản. Chủ tịch UBND phường Phú Thạnh Phan Sĩ Đạt cho biết, từ ngày 15-9, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường và 1 công chức Văn phòng HĐND - UBND phường phụ trách lĩnh vực Tư pháp được ủy quyền thực hiện ký chứng thực với 5 nội dung. Qua đó đã rút ngắn hơn 50% thời gian để giải quyết một hồ sơ đơn giản.

Còn tại phường Thủ Đức, từ khi UBND phường ban hành quyết định ủy quyền cho 3 công chức ký các hồ sơ hành chính tư pháp cũng giúp địa phương rút ngắn 75%-85% thời gian giải quyết thủ tục hành chính chứng thực so với trước. “Thủ tục có quy trình rõ ràng, ít vướng mắc nên phân công cho công chức vừa bảo đảm tiến độ, chất lượng, vừa nâng cao tính chuyên nghiệp, giúp lãnh đạo tập trung nhiều hơn vào nhiệm vụ trọng tâm”, ông Lê Thượng Duy Lập, Phó Chủ tịch UBND phường kiêm Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Thủ Đức, cho biết.

Tại phường Long Phước, dù lượng hồ sơ mỗi ngày chỉ 50-60 lượt, lãnh đạo UBND phường vẫn phải túc trực để ký. Ông Trần Duy Long, Phó Chủ tịch UBND phường kiêm Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Long Phước, chia sẻ: “Hồ sơ không nhiều nhưng trình ký lai rai khiến chúng tôi khó tập trung vào các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. Khi ủy quyền cho công chức, tôi có thể dành thời gian nhiều hơn cho công tác điều hành chung”.

Chủ động triển khai

Ông Phạm Xuân Nam, Chủ tịch UBND xã Xuân Thới Sơn, thông tin, tuy chưa có hướng dẫn từ Sở Tư pháp TPHCM, song do tính cần thiết, từ đầu tháng 9, phường đã chủ động rà soát, ban hành quyết định ủy quyền cho 2 công chức 6 nội dung theo Nghị quyết số 29/2025/NQ-HĐND. Những công việc như chứng thực bản sao, chữ ký, dịch thuật hay cấp bản sao hợp đồng trước đây đều dồn hết cho lãnh đạo UBND xã ký, nay được phân bổ hợp lý qua việc ủy quyền. “Công chức được ủy quyền đều có năng lực đảm đương nhiệm vụ. Việc ủy quyền giúp giảm tải cho thường trực UBND xã, đồng thời rút ngắn thời gian giải quyết, tạo sự hài lòng cho người dân, doanh nghiệp”, ông Phạm Xuân Nam bày tỏ.

UBND xã Thái Mỹ cũng ủy quyền thực hiện ký chứng thực cho 2 công chức. Các công chức này đến nay đã tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, ký và trả kết quả ngay cho người dân với tổng số 2.783 hồ sơ, trong đó chứng thực bản sao từ bản chính 1.855 hồ sơ và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là 928 hồ sơ.

Ông Nguyễn Đức Thịnh, Chủ tịch UBND xã Thái Mỹ, cho biết, lượng hồ sơ giải quyết hàng ngày tại xã từ 150-300 hồ sơ. Trước đây, khi chưa được ủy quyền, công chức tiếp nhận phải trình lãnh đạo UBND xã ký. Nếu lãnh đạo UBND xã có lịch họp hay công việc đột xuất, người dân phải chờ đợi. Mặc dù trả hồ sơ đúng hạn nhưng do số lượng hồ sơ nhiều nên không thể trả ngay kết quả cho người dân, kể cả hồ sơ đơn giản. “Việc ủy quyền đã cải thiện triệt để tình trạng này”, ông Nguyễn Đức Thạnh nhận xét.

Ở xã Đông Thạnh, Chủ tịch UBND xã cũng ủy quyền 6 nội dung cho Chánh Văn phòng HĐND - UBND xã, Phó Chánh Văn phòng HĐND - UBND xã, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã. Theo Phó Chủ tịch UBND xã Đông Thạnh Trương Văn Tánh, lượng hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính ở phường là rất lớn. Công chức phụ trách tiếp nhận, trả hồ sơ thực hiện nhiều nhiệm vụ nên xã không ủy quyền cho công chức trực tiếp giải quyết hồ sơ mà ủy quyền cho công chức quản lý, lãnh đạo. Việc ủy quyền này không tạo thêm áp lực cho công chức, mà tăng trách nhiệm cho lãnh đạo văn phòng và Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Thực tế cho thấy, khi Nghị quyết số 29/2025/NQ-HĐND của HĐND TPHCM có hiệu lực (từ ngày 28-8-2025), các địa phương đều chủ động triển khai theo tình hình thực tế. Trong thời gian chờ Sở Tư pháp và UBND TPHCM hướng dẫn, các địa phương đã rà soát một số thủ tục đơn giản để triển khai, điểm chung là hiệu quả phục vụ được cải thiện. Việc phân quyền hợp lý đã giúp người dân hài lòng, đội ngũ công chức cũng thêm động lực, trách nhiệm, chuyên nghiệp hơn. Việc ủy quyền còn góp phần khắc phục tình trạng “ách tắc” hồ sơ, vốn là nỗi lo thường trực khi lãnh đạo UBND cấp xã phải tham gia họp, tập huấn hoặc đi công tác. Nhờ có công chức được ủy quyền, thủ tục có thể được xử lý ngay trong ngày, đúng hạn, không để người dân phải chờ đợi.