Làm việc từ xa - Xu thế tất yếu - Bài 1: Trở bộ từ chính quyền

LTS: Làm việc từ xa đã và đang trở thành xu hướng của nhiều nước trên thế giới và Việt Nam từ trước khi dịch Covid-19 xuất hiện. Dịch Covid-19 khiến xu hướng làm việc này có những bước tiến nhanh hơn. Đây là một trong những giải pháp được đánh giá hiệu quả, giúp các cơ quan, doanh nghiệp duy trì hoạt động mà vẫn giảm thiểu tiếp xúc vật lý trong cộng đồng. Do đó, làm việc từ xa có thể sẽ là một hình thức làm việc chủ yếu trong tương lai.

Khi đợt dịch Covid-19 lần thứ 4 bùng phát, TPHCM đã thay đổi phương thức làm việc của cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn. Tại trụ sở các cơ quan, đơn vị, bố trí không quá 1/2 số lượng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động sử dụng công nghệ thông tin làm việc tại nhà đối với các nhiệm vụ được phân công. Trước đó, TPHCM đã áp dụng dịch vụ công cấp độ 2, cấp độ 3 nên cán bộ, công chức cũng đã dần làm quen với phương thức làm việc gián tiếp. Nhờ thế, thủ tục hành chính được giải quyết trôi chảy, ít hồ sơ bị tồn đọng dù TPHCM thực hiện giãn cách trong thời gian khá dài.

Ngành công an đi tiên phong

Ngày 25-10, Thượng tá Nguyễn Mạnh Trưởng, Phó phòng Cảnh sát phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ Công an TPHCM (PC07), cho biết, đến nay đơn vị triển khai 6 thủ tục hành chính mức độ 3. Hàng ngày, PC07 bố trí cán bộ giỏi về nghiệp vụ hướng dẫn, trao đổi qua điện thoại, email, đồng thời ghi nhận những phản ánh, kiến nghị thủ tục hành chính của người dân, tổ chức.

Bên cạnh đó, tiếp nhận, giải quyết và hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thực hiện các dịch vụ công trực tuyến trên cổng dịch vụ công trực tuyến. Việc đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến và tiếp nhận, trả kết quả giải quyết thủ tục qua bưu chính cũng đang được Phòng Cảnh sát Giao thông đường bộ - đường sắt Công an TPHCM (PC08) tập trung thực hiện. Đó là thủ tục (trực tuyến) nộp phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ và đăng ký xe có chứng từ nộp lệ phí trước bạ điện tử trên phạm vi toàn quốc.

Khi thật sự cần thiết, người dân mới đến trụ sở cơ quan nhà nước để làm thủ tục hành chính. Trong ảnh, người dân đến liên hệ làm giấy tờ tại UBND phường Hiệp Thành, quận 12. Ảnh: DŨNG PHƯƠNG
Trao đổi với phóng viên Báo SGGP, lãnh đạo Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an TPHCM (PC06) cho biết, đơn vị đã có văn bản gửi Văn phòng UBND TPHCM, các sở, ban ngành, 21 quận huyện và TP Thủ Đức về việc đăng ký mẫu con dấu trực tuyến trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an. Nếu hồ sơ hợp lệ, đến ngày hẹn nhận kết quả, người được cơ quan, tổ chức giới thiệu hoặc ủy quyền (đã đăng ký trên cổng dịch vụ công) mang hồ sơ gốc hoặc bản sao y và xuất trình giấy tờ cá nhân đến PC06 nhận con dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Tính chung, đến nay, Công an TPHCM đã triển khai 162 thủ tục hành chính công mức độ 3, 4 trên Cổng thông tin hành chính công của đơn vị (https://congdvc.catphcm.bocongan.gov.vn). Thiếu tướng Trần Đức Tài, Phó Giám đốc Công an TPHCM, cũng vừa ký văn bản yêu cầu các đơn vị phòng nghiệp vụ, công an 21 quận huyện và TP Thủ Đức tập trung triển khai một số nhiệm vụ cải cách thủ tục hành chính. Đây là bước chuyển bộ sau khi một số đơn vị trực thuộc tạm dừng tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính do dịch Covid-19.

Trong sự chuyển bộ này, Công an TPHCM yêu cầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc công khai đầy đủ các thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết, đẩy mạnh tuyên truyền người dân, tổ chức sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 và nhận giải quyết qua bưu chính. Việc này để tránh tập trung đông người, hạn chế trao đổi trực tiếp, góp phần phòng chống dịch Covid-19.

Nhiều sở ngành vào cuộc

Trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (BHXH), theo ông Phan Văn Mến, Giám đốc BHXH TPHCM, đây là ngành đặc thù, phục vụ các chính sách liên quan trực tiếp quyền lợi người lao động (NLĐ). Vì vậy, bất cứ ở thời điểm nào, hồ sơ thủ tục của ngành BHXH cũng rất nhiều. Mỗi năm, cơ quan BHXH giải quyết trên 2 triệu hồ sơ. Số lượng này thậm chí còn tăng trong lúc giãn cách xã hội. Tính đến ngày 24-10, lượng hồ sơ được giải quyết đã gần chạm mốc 2 triệu.

Vì thế, ngành phải ứng dụng mạnh công nghệ thông tin mới có thể giải quyết hết số lượng hồ sơ. “Chúng tôi thực hiện giao dịch điện tử ở tất cả các khâu nghiệp vụ: từ thu, cấp sổ thẻ, đến giải quyết các chế độ BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, thanh toán chi phí khám chữa bệnh bảo hiểm y tế…”, ông Phan Văn Mến cho hay. Nhờ hầu hết các giao dịch đã được triển khai trực tuyến nên việc phục vụ người dân, doanh nghiệp không bị gián đoạn. Trường hợp cần kíp phải gửi hồ sơ trực tiếp thì người dân gửi hồ sơ và nhận kết quả qua dịch vụ bưu điện. Khi chuyển sang trạng thái “bình thường mới”, BHXH TPHCM tiếp tục phục vụ giải quyết hồ sơ trực tuyến và mở cửa trở lại, tiếp nhận trực tiếp đối với một số trường hợp người dân không tiện làm trực tuyến.

Ông Phan Văn Mến cho biết thêm, TPHCM là nơi bị ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid-19, nên số NLĐ thất nghiệp, số người nghỉ việc không hưởng lương, tạm hoãn hợp đồng lao động cũng lớn nhất nước. Qua thống kê, gần 3 triệu NLĐ - gồm NLĐ làm việc tại 84.000 doanh nghiệp và NLĐ đang bảo lưu thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) - được hưởng gói hỗ trợ từ Quỹ BHTN lần này, với kinh phí hơn 6.000 tỷ đồng, chiếm 23% toàn quốc. Sau gần 1 tháng triển khai, đến ngày 25-10, đã có hơn 884.600 NLĐ nhận hỗ trợ hơn 2.069 tỷ đồng. BHXH TPHCM cũng đã hỗ trợ hơn 81.830 doanh nghiệp với gần 1,9 triệu NLĐ được giảm mức đóng vào quỹ BHTN từ 1% xuống 0%, với số tiền dự kiến gần 1.900 tỷ đồng (đạt 100%). Trên nền tảng công nghệ thông tin sẵn có và việc rút ngắn tối đa các thủ tục hành chính, thời gian triển khai chính sách hỗ trợ NLĐ và người sử dụng lao động của ngành BHXH được rút ngắn 5-10 ngày so với quy định.

Còn theo Bí thư Huyện ủy Củ Chi Nguyễn Quyết Thắng, trong thời gian thực hiện Chỉ thị 16, người dân không đi lại, lượng hồ sơ hành chính tại huyện không phát sinh nhiều, chỉ khoảng 30% so với thông thường và đều được giải quyết trực tuyến. Từ khi TPHCM mở cửa trở lại, huyện Củ Chi tiếp tục giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến. Chủ tịch UBND huyện Củ Chi Phạm Thị Thanh Hiền cho biết thêm, trong 22 ngày đầu tháng 10-2021, huyện đã giải quyết gần 550 hồ sơ ở các lĩnh vực: thuế, đăng ký kinh doanh, quản lý đô thị… bằng hình thức trực tuyến.

Xu hướng trên thế giới

Đến nay, mọi người hầu hết đã quen với hình thức làm việc tại nhà (Work from home - WFH). Tuy nhiên, nhiều người gặp phải tình trạng quá tải khi duy trì kết nối với công ty, đảm bảo tiến độ công việc, sử dụng nhiều kênh trao đổi. WFH có những ưu điểm riêng so với làm việc tại văn phòng, song tất cả các giao tiếp, hội họp, phân chia công việc đều phụ thuộc vào các nền tảng kỹ thuật số như Zoom, Viber, Zalo... Nếu các nền tảng này mở cùng một lúc hoặc có tương tác lớn trong cùng thời điểm sẽ giảm sự chú ý đến công việc, phân tán sự tập trung.
Linda Stone, nhà tư vấn và cựu Phó Chủ tịch của Microsoft, cho biết, mỗi ngày, chúng ta nên viết một danh sách nhỏ chỉ gồm 3-5 việc cần giải quyết trên những nền tảng nhất định, rồi tập trung thực hiện chúng. Nếu có bất kỳ nhiệm vụ nào khác phát sinh, có thể cân nhắc mức độ ưu tiên để giải quyết ngay hoặc bổ sung vào kế hoạch ngày mai. Điều quan trọng là tự kiểm soát thời gian và hiệu suất công việc của bản thân. Vì vậy, “liên tục chú ý từng phần” là một kỹ năng khá hữu dụng, khi chia nhỏ các vấn đề và thực sự chú tâm vào việc đang làm, nỗ lực không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào, công việc mới đạt được hiệu quả như mong muốn.
Theo ông Lâm Đình Thắng, Giám đốc Sở TT-TT TPHCM, thời gian đầu khi dịch Covid-19 bùng phát, thành phố chưa kịp có kế hoạch toàn diện cho việc ứng dụng công nghệ trong phòng chống dịch. Sau đó, thành phố có sự trở bộ nhanh và thực hiện ngày càng có kết quả đáng ghi nhận trong việc ứng dụng công nghệ phòng chống dịch Covid-19. Có thể chia ứng dụng làm 3 nhóm, là: Hệ thống các phần mềm ứng dụng, Trung tâm dữ liệu và Cổng 1022 - hạ tầng thông tin liên lạc. Hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin này đã giữ vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin, lắng nghe và hỗ trợ cho người dân. Cùng với đó, giúp toàn hệ thống chính trị của thành phố hoạt động đồng bộ, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giúp công tác chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp hiệu quả hơn trong đợt cao điểm phòng chống dịch vừa qua.

Tin cùng chuyên mục